Guide de l'impôt sur les nounous : La déclaration d'impôts pour les familles en toute simplicité
Les règles fiscales relatives aux nounous peuvent être déroutantes pour les familles qui n'ont jamais eu recours à une garde d'enfants à domicile. Cependant, il est essentiel de comprendre vos obligations fiscales pour éviter les maux de tête au moment de la déclaration d'impôts. Ce guide a pour but de faciliter l'imposition des nounous en expliquant exactement ce que vous devez, qui est éligible, comment obtenir un EIN, les dates limites de déclaration, et bien d'autres choses encore. Vous apprendrez les détails essentiels en termes simples, sans avoir à déchiffrer les instructions complexes de l'IRS.
Des cotisations FICA à l'impôt sur le chômage, nous vous expliquerons chaque exigence afin que vous puissiez vous y conformer en toute confiance. Avec un peu d'anticipation, vous pourrez même trouver des moyens de réduire vos coûts globaux. Que votre nouvelle nounou commence la semaine prochaine ou que vous en employiez une depuis des années sans payer d'impôts, utilisez cet article pour maîtriser la déclaration d'impôts des nounous avec un minimum d'efforts et avoir enfin l'esprit tranquille en sachant que votre foyer est en règle.
Qu'est-ce que la taxe sur les nounous ?
Qu'est-ce que la "nanny tax" ? En termes simples, l'impôt sur les nounous fait référence à la les impôts sur l'emploi dont un ménage est redevable pour l'embauche de gardes d'enfants à domicile ou d'autres employés de maison comme les femmes de ménage. Chaque fois que vous payez quelqu'un pour fournir des services dans votre résidence privée, en contrôlant les heures et les tâches, cette personne est considérée comme votre employé selon les règles de l'IRS.
En tant qu'employeur, vous assumez un certain nombre d'obligations fiscales : le paiement de leur part de la sécurité sociale et de l'assurance-maladie, la retenue à la source de l'impôt fédéral sur le revenu, le cas échéant, et le financement de l'impôt sur le chômage sont également des obligations courantes.
Si l'on tient compte des différents types d'impôts, les familles peuvent s'attendre à dépenser 7-10% du salaire d'une nounou pour couvrir l'ensemble de leurs obligations fiscales à l'égard de la nounou. Bien que personne n'aime les coûts supplémentaires, ignorer les impôts de la nounou peut entraîner des pénalités de la part de l'IRS, il ne faut donc pas les négliger.
Qui peut être considéré comme un employé de maison ?
Il peut être difficile de déterminer si votre nounou ou d'autres employés de maison sont considérés comme des salariés. L'IRS utilise le contrôle comme facteur décisif. Si vous contrôlez les détails de la manière, du moment et de l'endroit où ils effectuent des services à votre domicile, ils sont considérés comme des employés de maison. Peu importe que vous les ayez embauchés directement ou par l'intermédiaire d'une agence, que vous les payiez à l'heure ou au salaire, ou que vous les fassiez travailler à temps plein ou à temps partiel.
Voici quelques exemples de postes d'employés de maison courants :
- Nounous
- Nettoyeurs à domicile
- Infirmiers privés
- Conducteurs
- Paysagistes
- Femmes de ménage
En revanche, les entrepreneurs indépendants tels que les comptables, les plombiers ou les traiteurs, qui exercent un contrôle sur leur propre travail, ne sont généralement pas considérés comme des salariés. Il en va de même pour les "baby-sitters" qui s'occupent de vos enfants dans leur propre maison, au lieu de la vôtre, lors de rendez-vous occasionnels.
En ce qui concerne les exceptions, vous n'avez généralement pas à payer d'impôts sur les nounous ni à établir un formulaire W-2 pour votre conjoint, votre enfant de moins de 21 ans, vos enfants de moins de 18 ans travaillant à temps partiel ou les parents qui gardent vos enfants pour que vous puissiez travailler. Mais vérifiez auprès de l'IRS si vous avez des doutes sur vos propres obligations. L'obtention de conseils clairs dès le départ facilite grandement la saison des impôts.
Responsabilités fiscales de la nounou
En tant qu'employeur de personnel de maison, vous devez vous acquitter de plusieurs obligations fiscales. Si le fait de devoir reverser plus de 10%+ des revenus de votre employée vous fait mal au départ, le fait de vous acquitter de ces obligations fiscales relatives aux nounous vous met à l'abri de pénalités ultérieures. Passons en revue les principaux impôts dont vous devrez vous acquitter.
Tout d'abord, vous devez payer votre part des taxes FICA (Social Security à 6,2% et Medicare à 1,45%) dès que vous payez votre employé plus de $2.400 en 2022. Cette obligation s'applique à tous les employés de maison qui gagnent plus que le seuil, indépendamment de leur statut de travailleur à temps partiel ou de leur ancienneté. Alors que les employés se partagent équitablement cet impôt jusqu'au plafond annuel par le biais de retenues salariales automatiques chez les employeurs traditionnels, vous devez en fait assumer la totalité de la charge de l'impôt FICA de 15,3% pour le personnel de maison.
Outre la FICA, les familles qui doivent au moins 1 000 euros par trimestre à leurs employés peuvent être tenues de payer l'impôt fédéral sur le chômage (FUTA) au taux de 6% sur les premiers 1 000 000 euros de revenus, ce qui relève des obligations fiscales fédérales. Heureusement, vous pouvez demander un crédit de 5,4% pour réduire ce taux à seulement 0,6% dans la plupart des cas.
N'oubliez pas que vous devez également vous occuper de toutes les tâches administratives liées à l'impôt sur les nounous. Il s'agit notamment de faire remplir aux employés Formulaire I-9 pour vérifier l'éligibilitéLe formulaire W-2, qui détaille les revenus annuels, doit être distribué et déposé, et l'annexe H doit être jointe à la déclaration d'impôt sur le revenu des personnes physiques.
Bien que chaque élément puisse sembler complexe séparément, ce guide vise à simplifier le processus du début à la fin. Avec un peu de planification en amont, une tenue proactive des dossiers et des paiements en temps voulu, la gestion des impôts des nounous n'a plus à être effrayante ou pesante à l'avenir !
Obtenir un EIN
Vous avez peut-être entendu pour la première fois le terme EIN dans des lettres effrayantes de l'IRS. En réalité, les employeurs ont simplement besoin d'un numéro d'identification d'employeur (EIN) à des fins fiscales, tout comme les particuliers utilisent leur numéro de sécurité sociale, pour remplir leurs obligations fiscales fédérales. La demande en ligne prend moins de 15 minutes et génère instantanément l'EIN à neuf chiffres qui vous a été attribué.
Contrairement à votre numéro de sécurité sociale qui reste statique, vous avez besoin d'un EIN unique pour toute nouvelle entreprise que vous entreprenez. Cela inclut l'embauche officielle d'une aide ménagère, telle qu'une nounou, pour laquelle vous êtes soumis à des obligations fiscales fédérales et nationales. L'EIN ajoute également une couche de protection de l'identité. Au lieu de communiquer votre numéro de sécurité sociale personnel aux employés chargés de traiter les formulaires, l'EIN de votre employeur préserve la confidentialité des données sensibles.
Une fois armé d'un Numéro d'identification de l'employeur Si le formulaire W-2 est spécifiquement destiné à l'impôt sur le revenu des ménages, vous devrez l'inclure dans toutes les déclarations fiscales ultérieures liées à votre nounou tout au long de l'année. Il s'agit par exemple des copies du formulaire W-2 et de l'annexe H soumises avec vos impôts personnels annuels. L'obtention d'un EIN constitue la première étape cruciale pour s'acquitter en douceur des nouvelles obligations fiscales liées à la nounou en tant qu'employeur en règle au regard de la législation fiscale.
Déclarer et payer les impôts sur les nounous
L'essentiel de l'impôt sur les nounous ayant été décodé et votre EIN obtenu, que reste-t-il ? Vos obligations ne se limitent pas au simple paiement des montants dus ; il est tout aussi crucial de documenter et de déclarer correctement toutes les activités liées à la paie et à l'impôt pour être en règle.
Le 31 janvier, vous devez fournir des copies du formulaire W-2 résumant la rémunération versée à chaque employé de maison qualifié au cours de l'année fiscale précédente. Le formulaire W-2 détaille les montants des rémunérations applicables aux divers impôts sur le revenu (FICA, FUTA, fédéral et d'État) qui englobent la taxe sur les nounous. Vous soumettez ensuite la copie A ainsi que le formulaire W-3 à l'administration de la sécurité sociale, qui s'assure que vos employés remplissent les conditions requises pour bénéficier un jour des prestations de la sécurité sociale.
Lorsque la date limite de dépôt de votre déclaration de revenus approche, le 15 avril, n'oubliez pas Annexe H! Ce formulaire pratique de l'IRS résume le total des salaires imposables versés aux employés du foyer, les montants d'impôt FICA/FUTA associés que vous versez et la confirmation qu'ils recevront une copie du formulaire W-2. Considérez l'annexe H comme le document d'accompagnement qui relie le tout, avec un espace pour détailler chaque employé individuellement si nécessaire. Soumettez-la en même temps que votre déclaration de revenus personnelle. Déclaration d'impôt 1040.
Pour ce qui est du paiement effectif des impôts dus par la nounou, les paiements trimestriels estimés sont souvent la meilleure solution. Lorsque vous retenez 7,65% de FICA sur chaque paie, déposez cet argent sur un compte bancaire dédié. Chaque trimestre, effectuez un paiement estimatif équivalent à l'IRS sur vos obligations prévues pour la fin de l'année. Vous éviterez ainsi d'avoir à payer une énorme somme d'argent au moment où vous devrez payer vos impôts !
Surtout, ne négligez pas de confirmer les exigences spécifiques de l'État en matière d'emploi des ménages. Bien que les États s'inspirent largement des lois fédérales, il existe des différences importantes en ce qui concerne les taux d'imposition, les délais de paiement et les exemptions d'éligibilité pour certains employés. Prenez contact dès que vous commencez à employer de nouveaux employés de maison afin de garantir une conformité totale. La gestion des impôts sur les nounous au niveau de l'État n'est qu'une dernière case à cocher pour garantir la conformité avec les exigences de l'État en matière d'impôt sur le chômage et d'impôt fédéral.
Si vous veillez à classer correctement vos employés, à budgétiser les coûts supplémentaires, à obtenir un EIN, à distribuer les W-2, à remplir le tableau H, à effectuer les versements trimestriels dans les délais impartis et à vérifier les réglementations nationales... la gestion de vos responsabilités fiscales en tant que nounou n'a pas à être effrayante ou pesante !
Implications fiscales pour les nounous
Compte tenu de toutes les obligations fiscales qui incombent à l'employeur, quelles sont les obligations qui incombent aux employés de maison eux-mêmes ?
Heureusement, les nounous n'ont pas à se soucier de la paperasserie et des paiements. Votre rôle consiste à déclarer correctement tous les revenus imposables provenant des services de garde sur votre déclaration d'impôts personnelle. Une fois que votre employeur a émis le formulaire W-2 détaillant votre rémunération annuelle, il vous suffit de reporter ces chiffres sur votre formulaire 1040 en avril. Les impôts déjà versés en votre nom apparaissent sous la forme d'un "impôt fédéral sur le revenu retenu", de même que les cotisations FICA et Medicare.
Toutefois, si votre employeur choisit de ne pas retenir les impôts fédéraux ou d'État sur chaque salaire, effectuez des paiements trimestriels estimés pour rester en conformité. L'IRS impose de lourdes pénalités pour les salariés à faibles revenus qui doivent des sommes importantes à la fin de l'année parce qu'ils n'ont pas payé suffisamment d'impôts à l'Oncle Sam tout au long de l'année.
Enfin, n'oubliez pas le crédit d'impôt pour la garde d'enfants et de personnes à charge si vous engagez personnellement des frais de garde d'enfants pour travailler vous-même comme nounou, car ces dépenses peuvent donner droit à une réduction d'impôt. Ce crédit remboursable permet de récupérer jusqu'à $4 000 pour les ménages atteignant certains seuils de revenus, ce qui constitue un petit allègement fiscal pour compenser les frais de garde de votre propre enfant.
Maîtriser les impôts des nounous avec un minimum d'efforts
Si, en tant que nouvel employeur, vous vous sentez dépassé par le monde complexe des impôts sur les nounous, sachez que la maîtrise des étapes clés, y compris la compréhension du formulaire W-4, devient une seconde nature avec le temps.
En définissant clairement dès le départ les relations de travail au sein du ménage, en prévoyant un budget pour les coûts fiscaux supplémentaires, en obtenant votre EIN, en respectant les échéances de paiement trimestriel et de déclaration annuelle, et en confirmant les réglementations spécifiques à l'État, vous pouvez passer sans encombre la saison des impôts chaque année.
Envisagez de faire appel à des experts tels que H&S Accounting & Tax Services pour optimiser la conformité, minimiser les erreurs et maximiser les déductions disponibles. En prenant les bonnes dispositions dès le départ, par le biais des déclarations, des paiements et de la tenue des dossiers, vous pouvez gérer en toute confiance l'impôt sur les nounous tout en passant plus de temps avec votre famille et en vous épargnant les maux de tête au moment de la déclaration d'impôts !