小型企业发票管理指南
小企业已经有很多事情要做，包括执行市场调研、在利基市场上建立自己的地位，以及大量的文书工作需要分类、归档和处理。然而，一个挥之不去的问题也给他们本已丰富的目录增添了新的内容：让客户按时付款，即发票管理。
会计和发票是公司日常运营的两个重要方面。当开票成为一个问题时，这可能预示着贵公司有什么地方做得不对。如果您有类似的怀疑，请继续阅读，了解贵公司如何改进发票管理。
要有效管理发票，必须了解什么是发票以及发票应包含哪些内容。
什么是发票，发票应包含哪些内容？
发票可定义为卖方和买方之间的交易证明。它是双方确认销售的文件。无论开票人是自由职业者还是组织机构。任何人都可以开具发票。
要使发票正确无误，必须在发票上注明某些内容。发票上应包含的信息包括
- 交易主体
- 发票金额
- 付款期限或到期日
- 企业名称
- 客户联系方式
- 交易日期
- 发票开具日期
- 发票名称
- 发票号码
- 付款方式
- 付款条款
我们建议使用 Draftable 等文档软件为客户开具发票。
如果发票上没有上述一项或多项信息，就会给公司的应收账款和应付账款带来问题。如果需要对交易提出进一步索赔，发票可确保买卖双方的安全。所谓索赔，是指对交易标的的投诉，也可能是退货。
小型企业如何高效管理发票？
选择一款好的发票管理软件
为了让您的组织更轻松地管理发票，我们建议您购买优秀的发票软件，如 发票提取器 Affinda。您可以为软件提供公司定制的模板。该软件的优点在于，您的企业可以实现发票管理的无缝自动化。
这将为您的企业节省宝贵的时间，以便将其用于业务的其他方面。随着企业的发展和客户的增加，开具发票的数量也会随之增加。由于发票的开具已经实现了自动化，这将不会成为问题。
自定义模板并确保其中包含所有相关数据
有些公司采用流行的发票模板，有些公司则使用自定义模板。无论您采用哪种模板，都要确保上面提到的所有细节都在其中。
哪怕漏掉一项，都可能导致发票无法支付或延迟支付。这两种后果都会对您的应收账款造成灾难性的影响，从而阻碍您向客户付款的能力。
例如，如果客户对您发送的发票有疑问，有了您公司的详细联系方式，就可以联系到您。到期日或付款期限有助于客户了解您希望多快付款。付款方式可以帮助他们了解您喜欢的收款方式，是支票、电汇还是数字方式，例如 加密货币 或 贝宝.
此外，确保列出或逐项列出所提供的服务或出售的产品。列明价格，确保加起来就是总金额。这样写总金额会显得含糊不清；您的客户应该知道他们支付了多少钱。
注意日期
发票上应该有三个日期，它们都同样重要：开具日期、销售日期和到期日期。后者已经讨论过了，所以我们将重点讨论开具日期和销售日期。确保对发票上的开具日期和销售日期进行核对。
提供错误的销售日期可能导致不付款，因为客户很容易认为发票是开给别人的。使用发票软件可以解决所有这些问题，因为日期将被准确输入。
按时发送发票
在起草发票并核实其细节的准确性后，接下来就是向客户发送发票。发送发票有不同的方式，但我们建议使用数字方式，这样会更快、更方便。
确保您的客户有可用的电子邮件地址，以避免通过快递服务发送发票。但是，如果他们不习惯使用电子邮件，则可选择快递服务。我们建议您以 PDF 格式发送发票，并为客户提供脚注或简短评论。
确保开票日期和到期日期之间有一定的间隔。这样客户就有时间查看发票。不要寄出发票后期待第二天付款。
后续行动
发送发票后的下一件事应该是跟进。很多公司都没有跟进。跟进至关重要，因为它能确保客户收到发票。如果您通过电子邮件发送发票，那么也要通过电子邮件跟进。使用发票管理软件很有帮助，因为它可以发送和跟踪发票。
跟进可确保发票按时支付。它还有助于在发票逾期时提醒客户付款。
总结一下发票管理
高效管理发票的关键在于良好的发票管理软件。一旦您的组织实现了发票自动化，它通常会涵盖其他发票管理技巧。因此，我们建议实现发票管理自动化；这对企业来说是一项很好的投资。
