Los 5 errores fiscales de las pequeñas empresas que hay que evitar ahora
Cometer errores en los impuestos de su pequeña empresa puede acarrearle grandes problemas en el futuro. Desde multas e intereses hasta auditorías e incluso demandas, un simple error fiscal puede convertirse en una pesadilla recurrente para su cuenta de resultados.
Por eso es fundamental que los empresarios y propietarios de pequeñas empresas conozcan los errores fiscales más comunes de las pequeñas empresas y sepan cómo evitarlos desde el principio. En esta guía completa, exploraremos los 5 errores fiscales más comunes de las pequeñas empresas y proporcionaremos soluciones prácticas para ayudarle a presentar la declaración correctamente.
Con un poco de preparación y medidas preventivas, puede evitar problemas fiscales innecesarios y centrarse en el funcionamiento de una empresa sana y que cumpla las normas. Sigue leyendo para descubrir las minas fiscales a las que debes prestar atención y los consejos fiscales que debes seguir para evitarlas.
El verdadero coste de los errores fiscales de las pequeñas empresas
Antes de entrar en materia fiscalidad de las pequeñas empresas errores, es importante entender por qué la exactitud y el cumplimiento son realmente importantes a la hora de presentar sus declaraciones. A primera vista, los impuestos pueden parecer tediosos, lentos y, bueno, aburridos. Pero cometer errores aparentemente inofensivos o intentar amañar algunas cifras puede acarrear enormes consecuencias financieras.
¿Lo sabías? Según un informe del IRS, 20% de las declaraciones de la renta de las pequeñas empresas contienen algún error. Y esos errores suman casi $5 mil millones en ingresos perdidos cada año.
Además de deber impuestos atrasados más intereses y recargos por demora, las declaraciones de impuestos inexactas pueden abrir la puerta para que el IRS le audite. La asombrosa cifra de 75% de las auditorías del IRS se dirige específicamente a las pequeñas empresas.
Estas revisiones exhaustivas de sus finanzas pueden durar más de un año en algunos casos. E incluso si todo sale bien, habrá perdido incontables horas recopilando documentos, reuniéndose con abogados y contables y soportando el estrés de una auditoría activa.
Algunas de las penas más comunes por evadir impuestos intencionadamente son:
- Hasta 5 años de prisión
- Multas de hasta 1.250.000 PTT para los particulares (1.500.000 PTT para las empresas).
- Devolver los impuestos evadidos más intereses y multas
En pocas palabras: ahorrar unos cuantos dólares hoy falsificando una declaración de impuestos puede acabar costándole mucho dinero en impuestos en el futuro. Protégete a ti mismo, a tu negocio y a tu cuenta de resultados evitando estos 5 errores fiscales críticos de las pequeñas empresas.
Error #1: No mantener registros detallados y organizados
Uno de los errores fiscales más peligrosos de las pequeñas empresas es simplemente no llevar los registros financieros adecuados durante todo el año.
Sin unos documentos contables organizados y puntuales, como las declaraciones de la renta, los recibos bancarios, los registros de kilometraje, los registros de inventario y los gastos, declarar los impuestos con exactitud resulta casi imposible.
Sin embargo, muchos empresarios están tan abrumados con las operaciones diarias de su negocio que descuidan las tareas financieras administrativas. Los documentos importantes se amontonan en cajas o carpetas de ordenador sin ton ni son.
Cuando llega la temporada de impuestos, los registros desorganizados hacen perder mucho tiempo. Y con documentos que faltan o cifras poco fiables, calcular correctamente formularios complejos como el Anexo C se convierte en una tarea frustrante, cuando no en una conjetura.
La solución:
Incorpore la contabilidad a los procesos habituales de su empresa con herramientas contables y sistemas definidos, y no sólo como una actividad fiscal anual.
Utilizando un programa de contabilidad para pequeñas empresas o sencillas plantillas de Excel, registra los ingresos y los gastos a medida que se produzcan para presentar los impuestos con exactitud. Revisa los informes financieros mensualmente para detectar errores antes de que se agraven.
Guarda los documentos digitales y en papel en carpetas claramente etiquetadas y fechadas, tanto en tu ordenador como en armarios físicos. Para simplificar, dedica distintos cajones o unidades a categorías separadas, como extractos bancarios, recibos, facturas de clientes y nóminas.
Crear un ritual rutinario de contabilidad permite a los empresarios controlar sus finanzas durante todo el año. Esto reduce los dolores de cabeza y el estrés a la hora de declarar impuestos, ya que todos los materiales están a mano en el orden adecuado.
Error #2: Mezclar gastos personales y profesionales
Otro desliz que, sin saberlo, puede poner en aprietos a muchos propietarios de pequeñas empresas es no separar los gastos profesionales de los personales.
Muchos empresarios individuales y sociedades empiezan de manera informal, lo que puede complicar la planificación fiscal más adelante. Así que utilizan sus tarjetas de crédito o cuentas bancarias personales para fines empresariales por comodidad.
Sin embargo, sin separación, desenredar las finanzas para categorizar con precisión los ingresos, costes, deducciones y gastos de la empresa se vuelve turbio. Por ejemplo, si utilizas una cuenta personal de PayPal para recibir pagos de clientes de consultoría, se complica la preparación de tus impuestos y pueden surgir problemas con la estructura de tu empresa.
Esto no sólo complica la correcta presentación de formularios fiscales complicados, como el impuesto de autónomos Formulario Anexo SE. Pero también aumenta la probabilidad de que las pequeñas empresas cometan errores fiscales que pueden dar lugar a auditorías o sanciones.
Recuerde que el IRS trata las finanzas personales y empresariales como entidades completamente distintas con reglas muy diferentes. Así que mezclarlas por descuido te mete en problemas rápidamente.
La solución:
Cree inmediatamente cuentas bancarias y de crédito específicas para empresas.
Al principio, abra cuentas bancarias separadas de cheques/ahorros y tarjetas de crédito exclusivamente para los ingresos y gastos de su empresa.
Nunca mezcle transacciones personales con sus cuentas empresariales (y viceversa).
Si actualmente mezcla sus finanzas, hable con un profesional fiscal sobre la forma más eficaz de desenredarlas antes de la época de impuestos. Mantener sus flujos de ingresos 100% separados hace que registrarlos para la declaración sea mucho más fácil y preciso.
Error #3: No aplicar las retenciones adecuadas al vehículo
Aquí hay otra trampa fiscal que atrapa a muchos empresarios en solitario: categorizar incorrectamente el kilometraje del vehículo personal como kilómetros recorridos por motivos profesionales.
Si utilizas tu propio coche para hacer llamadas de ventas, entregas, reuniones con clientes o compras, puedes desgravar en tus impuestos los gastos de gasolina, reparaciones, seguro y amortización.
Sin embargo, para tener derecho a estas deducciones por gastos de transporte, debe demostrar los kilómetros recorridos específicamente sólo por motivos profesionales a lo largo del año.
Esto significa conocer la diferencia entre los kilómetros recorridos por motivos profesionales y el kilometraje total del cuentakilómetros (incluidos los recados personales y los desplazamientos diarios).
Sin un registro riguroso de los kilómetros recorridos durante todo el año, muchos empresarios se limitan a adivinar o falsear las cifras de la declaración de la renta por falta de datos. Pero fabricar deducciones es pedir una auditoría.
La solución:
Realice un seguimiento meticuloso del kilometraje de cada viaje relacionado con la empresa mediante una aplicación específica de seguimiento del kilometraje o un registro escrito de la conducción.
Antes de salir a trabajar, descárgate una aplicación fácil de usar como MileIQHurdlr o TripLog. Clasifique rápidamente los viajes como "de negocios" o "personales" y deje que el software registre automáticamente el kilometraje y los tiempos de conducción.
O utiliza un simple bloc de papel para anotar manualmente la lectura del cuentakilómetros y los detalles de cada viaje de negocios. Anota las lecturas de inicio y parada del cuentakilómetros, la fecha en que condujiste, el motivo del viaje y el destino. Nunca hagas estimaciones. Si lleva un registro detallado del kilometraje a lo largo del año, dispondrá de los datos necesarios para calcular con precisión las deducciones del vehículo más adelante.
Error #4: No realizar los pagos trimestrales estimados de impuestos
Uno de los errores fiscales más comunes y peligrosos de las pequeñas empresas es no pagar los impuestos. estimación de los impuestos trimestrales sobre la renta tal y como exige Hacienda a los autónomos.
Cuando se pone en marcha un negocio propio, es fácil asumir que los impuestos son un acontecimiento anual del que habrá que ocuparse el próximo mes de abril. Para los empleados W-2, las empresas deducen automáticamente los impuestos federales y estatales de las nóminas semanales durante todo el año.
Sin embargo, los autónomos tienen que pagar por adelantado los impuestos estimados sobre sus ingresos directamente al IRS trimestralmente en función de los beneficios del año anterior o del año en curso. Saltarse estos pagos trimestrales da lugar a costosas multas por impago más intereses acumulados sobre lo que debe al IRS.
El olvido de este requisito fundamental pilla por sorpresa a muchos empresarios primerizos, que de repente se enfrentan a miles de euros de impuestos atrasados y multas por demora que no pueden pagar.
La solución:
Calcule lo que debía el año pasado o estime su tramo impositivo para el año en curso. A continuación, asegúrate de enviar 25% de esa cantidad a Hacienda cada trimestre para evitar multas por pagar de menos.
La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas deben presentar pagos trimestrales de impuestos estimados:
- 15 de enero
- 15 de abril
- 15 de junio
- 15 de septiembre
Consulte a un contable o utilice una calculadora en línea para determinar las cantidades que debe pagar cada trimestre en función de su tramo impositivo previsto. Establece recordatorios en el calendario con antelación cada trimestre para no olvidarte nunca de pagar y evitar sanciones innecesarias.
Error #5: No guardar fondos para impuestos
Por último, pero no por ello menos importante, no ahorrar las reservas de efectivo adecuadas destinadas específicamente a pagar los impuestos anuales sobre la renta es un error fiscal muy común en las pequeñas empresas.
Especialmente en los primeros años de la actividad empresarial, los beneficios suelen reinvertirse en el crecimiento del negocio. Después de cubrir los gastos básicos, el exceso de beneficios financia cosas como personal adicional, nuevos equipos, locales comerciales, etc., en lugar de cuentas de ahorro o ingresos personales.
Pero cuando llega el 15 de abril, inevitablemente llegan las facturas de impuestos, que a veces ascienden a miles de euros en concepto de impuestos de autónomos y sociedades. Si no tienes suficiente efectivo, corres el riesgo de tener que hacer frente a deudas que no puedes cubrir.
La solución:
Abra una cuenta de ahorro exclusiva para pequeñas empresas de alto rendimiento e ingrese automáticamente en ella un porcentaje de todos sus ingresos. No la toques nunca, salvo para hacer los pagos trimestrales estimados del impuesto sobre la renta y las declaraciones anuales.
Una buena regla empírica consiste en ahorrar el 25-30% de todos los ingresos específicamente para impuestos. Compruébalo trimestralmente y ajústalo si es necesario en función de los beneficios reales.
Consejos fiscales para pequeñas empresas
Si evita estos 5 grandes errores fiscales de las pequeñas empresas, podrá reducir el riesgo de sanciones, intereses y costosas auditorías del IRS.
He aquí algunos consejos más para que la época de impuestos sea totalmente libre de estrés:
- Consulte a un experto contable especializado en su sector y estructura. Su asesoramiento personalizado puede ayudarte a descubrir deducciones y ventajas fiscales específicas de tu sector, garantizando al mismo tiempo el pleno cumplimiento de la normativa.
- Dedica un tiempo semanal a la contabilidad en lugar de dejar que las tareas financieras se acumulen durante todo el año. Establece recordatorios en el calendario para analizar los informes y saber en todo momento en qué situación se encuentra tu empresa, sobre todo cuando se acercan los plazos de pago de impuestos.
- Aprovecha las herramientas de contabilidad para pequeñas empresas, como Quickbooks o Freshbooks, para organizar eficazmente las finanzas y crear sin problemas informes preparados para los impuestos.
- Asegúrate de presentar los formularios 1099 para todos los contratistas, autónomos o proveedores de servicios a los que hayas pagado más de $600 a lo largo del año. El IRS también exige documentar adecuadamente sus ingresos.
- Aprenda a rellenar correctamente el Anexo C, el Anexo SE, los Comprobantes 1040 ES y a calcular los impuestos trimestrales estimados sobre la renta específicos para las necesidades de su empresa cada año.
O para obtener ayuda fiscal personalizada y detallada adaptada a las necesidades específicas de su pequeña empresa, contacte hoy mismo con nuestro experto contable para una consulta sobre ahorro fiscal. Nuestro equipo especializado se mantiene al día de las últimas normas y reglamentos del IRS que afectan a los empresarios de su sector. Nos aseguraremos de que aproveche todas las deducciones fiscales y evite sanciones u otros errores comunes para pagar solo lo que realmente debe, ni más ni menos.
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