Guía de gestión de facturas para pequeñas empresas
Las pequeñas empresas ya tienen mucho entre manos, desde realizar estudios de mercado hasta establecerse en su nicho de mercado, pasando por toneladas de papeleo que ordenar, archivar y procesar. Sin embargo, hay un problema persistente que se suma a su ya de por sí rico catálogo: hacer que sus clientes paguen a su debido tiempo, lo que se conoce como gestión de facturas.
La contabilidad y la facturación son dos aspectos cruciales de las operaciones diarias de una empresa. Cuando la facturación se convierte en un problema, puede ser una señal de que hay algo que su organización no está haciendo bien. Si tiene sospechas similares, siga leyendo para saber cómo su empresa puede mejorar su gestión de facturas.
Para gestionar eficazmente sus facturas, hay que entender qué es una factura y qué debe contener.
¿Qué es una factura y qué debe contener?
Una factura se puede definir como prueba de una transacción entre un vendedor y un comprador. Es un documento que confirma las ventas entre dos partes. No importa si el emisor es un autónomo individual o una organización. Cualquiera puede emitir una factura.
Ciertas cosas deben estar en su factura para que sea correcta. La información que debe estar en su factura incluye:
- El objeto de la transacción
- Monto de la factura
- Plazo de pago o fecha de vencimiento
- Nombre del Negocio
- Datos de contacto del cliente
- Fecha de Transacción
- Fecha de emisión de la factura
- Nombre de la factura
- número de factura
- Método de pago
- Condiciones de pago
Le recomendamos que utilice un programa informático como Draftable para redactar las facturas de sus clientes.
Una factura sin una o más de la información mencionada anteriormente puede causar problemas en las cuentas por cobrar y por pagar de una empresa. Una factura puede hacer que tanto el comprador como el vendedor estén seguros si es necesario realizar más reclamos sobre la transacción. Por reclamos, nos referimos a quejas sobre el tema de la transacción o, posiblemente, una devolución.
¿Cómo pueden las pequeñas empresas gestionar eficazmente sus facturas?
Elija un buen programa de gestión de facturas
Para facilitar la gestión de facturas para su organización, le recomendamos adquirir un buen software de facturación como extractor de facturas de Affinda. Puede alimentar el software con la plantilla personalizada de la empresa. La belleza de este software es que su organización puede automatizar sin problemas su gestión de facturas.
Esto le ahorrará a su organización un tiempo precioso que puede canalizarse a otros aspectos del negocio. A medida que su negocio crezca y gane más clientes, esto se traducirá en la emisión de más facturas. Dado que la facturación ahora está automatizada, no será un problema.
Disponga de una plantilla personalizada y asegúrese de que contiene todos los datos pertinentes
Mientras que algunas empresas adoptan plantillas de factura populares, otras usan plantillas personalizadas. Independientemente de la plantilla que adopte para la suya, asegúrese de que todos los detalles mencionados anteriormente estén allí.
Omitir incluso uno puede resultar en la falta de pago o en el pago tardío de las facturas. Ambas consecuencias serán desastrosas para sus cuentas por cobrar, lo que dificultará su capacidad para realizar pagos a las partes que patrocina.
Por ejemplo, tener los datos de contacto de su empresa lo hace accesible si el cliente tiene preguntas sobre la factura que envió. La fecha de vencimiento o la fecha límite de pago ayuda a sus clientes a saber qué tan pronto le gustará que se realice el pago. Los métodos de pago les ayudan a conocer sus medios preferidos para recibir el pago, ya sea mediante cheque, transferencia bancaria o medios digitales como criptomoneda o Paypal.
Además, asegúrese de enumerar o detallar los servicios prestados o los productos vendidos. Indique sus precios para asegurarse de que se suma a la cantidad total. Poner la cantidad total así parecerá vago; sus clientes deben saber lo que están pagando.
Tenga en cuenta las fechas
La factura debe incluir tres fechas, y todas son igualmente importantes: la fecha de emisión, la fecha de venta y la fecha de vencimiento. Esto último ya se ha comentado, por lo que nos centraremos en las fechas de emisión y venta. Asegúrese de que la fecha de emisión y venta de su factura esté cotejada.
Dar una fecha de venta incorrecta puede resultar en la falta de pago porque el cliente puede suponer fácilmente que la factura es para otra persona. El uso del software de facturación cubre todo esto porque las fechas se ingresarán con precisión.
Envíe la factura a tiempo
Después de redactar la factura y verificar la exactitud de sus datos, lo siguiente es enviar la factura al cliente. Hay diferentes opciones para enviar una factura, pero recomendamos usar una opción digital para que sea más rápido y fácil.
Asegúrese de que sus clientes tengan una dirección de correo electrónico que funcione para evitar enviar la factura a través del servicio de mensajería. Sin embargo, si no están familiarizados con el uso del correo electrónico, opte por el servicio de mensajería. Recomendamos enviar su factura en formato PDF con notas a pie de página o breves comentarios para el cliente.
Asegúrese de que haya espacio entre la fecha de emisión y la fecha de vencimiento. Esto le da tiempo a su cliente para revisar la factura. No envíe una factura y espere el pago al día siguiente.
Hacer un seguimiento
Lo siguiente debería ser el seguimiento tras el envío de la factura. Muchas empresas no lo hacen. El seguimiento es esencial porque garantiza que el cliente ha recibido la factura. Si la ha enviado por correo electrónico, haga el seguimiento también por correo electrónico. El uso de un software de gestión de facturas ayuda porque permite enviar y hacer un seguimiento de la factura.
El seguimiento garantiza que la factura se pague a tiempo. También ayuda a recordar a los clientes que paguen las facturas cuando estén vencidas.
Resumiendo con la gestión de facturas
El truco para gestionar eficazmente sus facturas es un buen software de gestión de facturas. Una vez que se consigue la automatización de la facturación en su organización, suele abarcar otros consejos de gestión de facturas. Así que recomendamos automatizar la gestión de facturas; es una buena inversión para la organización.
