Las normas fiscales aplicables a las niñeras pueden resultar confusas para las familias que se inician en el cuidado de niños en casa. Sin embargo, entender sus obligaciones fiscales es crucial para evitar dolores de cabeza a la hora de pagar los impuestos. Esta guía promete facilitar los impuestos de las niñeras desglosando exactamente lo que debe, quién cumple los requisitos, cómo obtener un EIN, los plazos de presentación de informes y mucho más. Aprenderá los detalles clave en términos sencillos, sin tener que descifrar las densas instrucciones del IRS.

Desde las cotizaciones FICA hasta el impuesto de desempleo, le explicaremos todos los requisitos para que pueda cumplirlos con confianza. Con un poco de planificación anticipada, puede incluso encontrar formas de reducir sus costes totales. Ya sea que su nueva niñera comience la próxima semana o que haya empleado a una durante años sin pagar sus impuestos, utilice este artículo para dominar la declaración de impuestos de la niñera con el mínimo esfuerzo y finalmente tenga la tranquilidad de que su hogar cumple con los requisitos.

¿Qué es el impuesto de niñera?

¿Qué es exactamente el "impuesto niñera"? En pocas palabras, el impuesto niñera se refiere a la impuestos sobre el empleo que debe un hogar para contratar a cuidadores de niños a domicilio u otros empleados domésticos, como limpiadores de casas. Siempre que pagues a alguien para que preste servicios en tu residencia privada, con control sobre las horas y las tareas, se le considerará empleado tuyo según las normas del IRS.

Como empresario, usted asume una serie de obligaciones fiscales: pagar la parte que le corresponde de los impuestos de la Seguridad Social y Medicare, retener el impuesto federal sobre la renta si se elige, y financiar el impuesto de desempleo que también suele aplicarse.

Con múltiples tipos de impuestos en la mezcla, las familias pueden esperar gastar 7-10% del salario de una niñera para cubrir su responsabilidad fiscal total niñera. Aunque a nadie le gustan los costes adicionales, ignorar los impuestos de las niñeras puede acarrear sanciones del IRS, por lo que no deben pasarse por alto.

¿Quién puede ser empleado del hogar?

Determinar si su niñera u otros trabajadores domésticos cuentan como empleados puede ser complicado. El IRS utiliza el control como factor decisivo. Si usted controla los detalles de cómo, cuándo y dónde prestan servicios en su casa, entonces son empleados de su hogar. No importa si los ha contratado directamente o a través de una agencia, si les paga por hora o por salario, o si trabajan a tiempo completo o parcial.

Algunos ejemplos de puestos habituales de empleados del hogar son:

Niñeras
Limpiadores domésticos
Enfermeros privados
Conductores
Paisajistas
Amas de llaves

Por otra parte, los contratistas independientes, como contables, fontaneros o proveedores de catering, que ejercen control sobre su propio trabajo, no suelen considerarse empleados. Tampoco lo son las "canguros" que cuidan de tus hijos en su propia casa, en vez de en la tuya, en citas nocturnas ocasionales.

En cuanto a las excepciones, por lo general no tienes que pagar impuestos de niñera ni emitir un W-2 por tu cónyuge, tu hijo menor de 21 años, los menores de 18 años que trabajan a tiempo parcial o los padres que cuidan de los niños para que tú puedas trabajar. Pero consulte con Hacienda si tiene alguna duda sobre sus propias obligaciones. Obtener una orientación clara por adelantado hace que la temporada de impuestos sea mucho más fácil.

Responsabilidades fiscales de las niñeras

Como empleador de personal doméstico, debe hacer frente a varias obligaciones fiscales. Aunque la entrega de más de 10% adicionales de los ingresos de tu empleada escuece al principio, asumir estas obligaciones fiscales de las niñeras te protege de sanciones posteriores. Veamos cuáles son los impuestos más importantes que debes pagar.

En primer lugar, debe cotizar su parte de los impuestos FICA (Seguridad Social a 6,2% y Medicare a 1,45%) una vez que pague a su empleado más de $2.400 en 2022. Esta obligación se aplica a cada trabajador doméstico que gane por encima del umbral, independientemente de su situación a tiempo parcial o de su antigüedad. Mientras que los trabajadores se reparten este impuesto hasta el máximo anual a través de deducciones automáticas en la nómina en las empresas tradicionales, usted debe hacer frente a la totalidad de la carga fiscal FICA de 15,3% para el personal doméstico.

Además del FICA, las familias que deban al menos $1.000 por trimestre a los empleados pueden tener que pagar impuestos federales de desempleo (FUTA) al 6% de los primeros $7.000 de ingresos, lo que entra dentro de las obligaciones fiscales federales. Afortunadamente, puede solicitar un crédito de 5,4% para reducir esta tasa a sólo 0,6% en la mayoría de los casos.

Y no olvide que también debe ocuparse de todas las tareas administrativas relacionadas con los impuestos de las niñeras. Esto incluye hacer que los empleados rellenen Formulario I-9 para verificar la elegibilidad, distribuir y presentar el formulario W-2 en el que se detallan los ingresos anuales, y presentar el anexo H junto con su declaración de la renta personal.

Aunque cada componente puede parecer complejo por separado, esta guía pretende simplificar el proceso de principio a fin. Con un poco de planificación por adelantado, mantenimiento de registros proactivo y pagos puntuales, ¡la gestión de los impuestos de las niñeras no tiene por qué dar miedo ni ser una carga en el futuro!

Obtener un EIN

Es posible que haya oído hablar por primera vez del término EIN en las aterradoras cartas del IRS. Pero las empresas simplemente necesitan un número de identificación patronal (EIN) a efectos fiscales, igual que las personas físicas que utilizan su número de la Seguridad Social, para cumplir con sus obligaciones fiscales federales. Solicitarlo por Internet lleva menos de 15 minutos y genera instantáneamente el EIN de nueve dígitos que se le ha asignado.

A diferencia de su número de la Seguridad Social, que permanece estático, necesita un EIN único para cualquier nueva empresa que emprenda. Esto incluye la contratación formal de ayuda doméstica, como una niñera, por la que debe pagar impuestos federales y estatales. Un EIN añade también una capa de protección de la identidad. En lugar de entregar su número de seguro social personal a los trabajadores para tramitar formularios, el EIN de su empresa mantiene la privacidad de los datos confidenciales.

Una vez armado con un Número de identificación patronal específicamente designado para los impuestos sobre el empleo doméstico, tendrá que incluirlo en cualquier presentación posterior al IRS vinculada a su niñera a lo largo del año. Los ejemplos incluyen copias del Formulario W-2 y el Anexo H presentado junto con sus impuestos personales anuales. La obtención de un EIN marca el primer paso crucial para navegar sin problemas a través de nuevas obligaciones fiscales niñera como un empleador que cumple con la ley de impuestos.

Declarar y pagar impuestos de niñera

Una vez descifrado lo esencial del impuesto de niñeras y asegurado su EIN, ¿qué queda? Sus obligaciones van más allá del mero pago de las cantidades adeudadas; documentar e informar adecuadamente de todas las nóminas y actividades fiscales resulta igualmente crucial para el cumplimiento.

Cuando llegue el 31 de enero, debe proporcionar copias del formulario W-2 que resuma la compensación pagada a cada empleado doméstico que cumpla los requisitos durante el año fiscal anterior. El W-2 detalla las cantidades de ganancias aplicables a los diversos FICA, FUTA, impuestos federales y estatales sobre la renta que abarca el impuesto niñera. A continuación, debe presentar la copia A junto con el formulario W-3 a la Administración de la Seguridad Social, que utilizan para asegurarse de que sus empleados cumplen los requisitos para recibir algún día las futuras prestaciones de la Seguridad Social.

Cuando llegue la fecha límite para presentar la declaración de la renta, el 15 de abril, no olvide Horario H¡! Este práctico formulario del IRS resume el total de los salarios imponibles pagados a los empleados domésticos, los importes de los impuestos FICA/FUTA asociados que está remitiendo y la confirmación de que recibirán una copia del W-2. Piense en el Anexo H como la transmisión que une todo, con espacio para detallar a cada empleado individualmente si es necesario. Preséntelo junto con su Declaración de la renta 1040.

En términos de pagar realmente los impuestos adeudados niñera, pagos estimados trimestrales a menudo funcionan mejor. A medida que retenga 7,65% en FICA de cada cheque de pago por período de pago, deposite estos dólares en una cuenta bancaria dedicada. Cada trimestre, haga un pago estimado equivalente al IRS en sus obligaciones previstas de fin de año. De este modo evitará tener que abonar un importe global cuando tenga que pagar los impuestos.

Y lo que es más importante, no pase por alto confirmar también los requisitos específicos de cada estado en relación con el empleo doméstico. Aunque los estados siguen en gran medida el modelo de las leyes federales, existen diferencias importantes en cuanto a tipos impositivos, plazos de pago y exenciones para determinados empleados. Infórmese pronto cuando empiece a contratar personal doméstico nuevo para garantizar el pleno cumplimiento. Piense en la gestión de los impuestos de las niñeras a nivel estatal como una última casilla que hay que comprobar para garantizar el cumplimiento de los requisitos fiscales federales y del impuesto estatal de desempleo.

Con un poco de atención prestada a la correcta categorización de los trabajadores, la presupuestación de los costes añadidos, la obtención de un EIN, la distribución de los W-2, la presentación del Anexo H, la remisión de los pagos trimestrales a tiempo, y la comprobación de las regulaciones estatales... ¡manejar las responsabilidades fiscales de su niñera no tiene por qué dar miedo ni ser una carga!

Implicaciones fiscales para las niñeras

Dadas todas las responsabilidades fiscales de las niñeras que recaen sobre el empleador, ¿qué obligaciones existen para las propias empleadas del hogar?

Por suerte, las niñeras se evitan el trabajo pesado en lo que se refiere a papeleo y pagos. Tu papel consiste en declarar correctamente todos los ingresos imponibles de los servicios de cuidado en tu declaración de la renta personal. Después de que su empleador emita el Formulario W-2 detallando su compensación anual, simplemente transfiera estas cifras a su Formulario 1040 en abril. Los impuestos ya remitidos en su nombre aparecen como "impuesto federal sobre la renta retenido" junto con FICA y Medicare.

Sin embargo, si su empleador opta por no retener impuestos federales o estatales de cada cheque de pago, haga pagos estimados trimestrales para mantenerse en cumplimiento. El IRS cobra fuertes multas por pagos insuficientes a los empleados de bajos ingresos que deben grandes saldos al final del año porque los impuestos insuficientes fueron escoltados al Tío Sam durante todo el año.

Por último, no te olvides de la desgravación fiscal por cuidado de hijos y personas dependientes si tienes que hacer frente a gastos de guardería para trabajar como niñera, ya que estos gastos pueden beneficiarte de una desgravación fiscal. Este crédito reembolsable ofrece hasta $4.000 de devolución a los hogares que alcancen determinados umbrales de ingresos, lo que supone una pequeña desgravación fiscal para compensar los gastos de cuidado de tu propio hijo.

Dominar los impuestos de niñera con el mínimo esfuerzo

Si, como nuevo empleador, la inmersión en el intrincado mundo de los impuestos de las niñeras te parece abrumadora, ten por seguro que dominar los pasos clave, incluida la comprensión del formulario W-4, se convierte en algo natural con el tiempo.

Si define claramente y por adelantado las relaciones laborales en el hogar, presupuesta los costes fiscales añadidos, obtiene su EIN, cumple los plazos de pago trimestrales y de presentación de informes anuales, y confirma las normativas específicas de cada estado, podrá navegar sin problemas durante la temporada de impuestos de cada año.

Considere la posibilidad de recurrir a expertos como Servicios de contabilidad e impuestos de H&S para optimizar el cumplimiento, minimizar los errores y maximizar las deducciones disponibles. Con la base inicial adecuada a través de presentaciones, pagos y mantenimiento de registros, puede gestionar con confianza los impuestos de la niñera mientras disfruta de más tiempo con su familia y menos dolores de cabeza en el momento de los impuestos.

Guía de impuestos para niñeras: Declaración de la renta para familias