Guide de la gestion des factures pour les petites entreprises
Les petites entreprises ont déjà beaucoup à faire, qu'il s'agisse de réaliser des études de marché, de s'établir sur leur marché de niche ou de trier, classer et traiter des tonnes de documents. Cependant, un problème persistant vient s'ajouter à leur catalogue déjà riche : le paiement des clients à échéance, appelé gestion des factures.
La comptabilité et la facturation sont deux aspects cruciaux des activités quotidiennes d'une entreprise. Lorsque la facturation devient un problème, c'est peut-être le signe que quelque chose ne va pas dans votre entreprise. Si vous avez les mêmes soupçons, lisez ce qui suit pour savoir comment votre entreprise peut améliorer la gestion de ses factures.
Pour gérer efficacement vos factures, vous devez comprendre ce qu'est une facture et ce qu'elle doit contenir.
Qu'est-ce qu'une facture et que doit-elle contenir ?
Une facture peut être définie comme la preuve d'une ou de plusieurs transactions entre un vendeur et un acheteur. C'est un document qui confirme les ventes entre deux parties. Peu importe que l'émetteur soit un indépendant ou une organisation. Tout le monde peut émettre une facture.
Certains éléments doivent figurer sur votre facture pour qu'elle soit correcte. Les informations qui doivent figurer sur votre facture sont les suivantes :
- L'objet de la transaction
- Montant de la facture
- Délai de paiement ou date d'échéance
- Nom de l'entreprise
- Coordonnées du client
- Date de la transaction
- Date d'émission de la facture
- Nom de la facture
- Numéro de facture
- Mode de paiement
- Conditions de paiement
Nous vous recommandons d'utiliser un logiciel de gestion de documents tel que Draftable pour rédiger les factures destinées à vos clients.
Une facture ne comportant pas une ou plusieurs des informations mentionnées ci-dessus peut entraîner des problèmes pour les comptes débiteurs et créditeurs d'une entreprise. Une facture peut sécuriser à la fois l'acheteur et le vendeur en cas de réclamations ultérieures sur la transaction. Par réclamations, nous entendons des plaintes concernant l'objet de la transaction ou, éventuellement, un retour.
Comment les petites entreprises peuvent-elles gérer efficacement leurs factures ?
Choisir un bon logiciel de gestion des factures
Pour faciliter la gestion des factures au sein de votre organisation, nous vous recommandons d'acquérir un bon logiciel de facturation tel que extracteur de factures d'Affinda. Vous pouvez alimenter le logiciel avec le modèle personnalisé de l'entreprise. L'avantage de ce logiciel est que votre organisation peut automatiser de manière transparente la gestion de ses factures.
Votre organisation gagnera ainsi un temps précieux qu'elle pourra consacrer à d'autres aspects de son activité. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe et gagne des clients, elle émettra davantage de factures. La facturation étant désormais automatisée, cela ne posera pas de problème.
Disposer d'un modèle personnalisé et s'assurer qu'il contient toutes les données pertinentes
Si certaines entreprises adoptent des modèles de facture courants, d'autres utilisent des modèles personnalisés. Quel que soit le modèle que vous adoptez, veillez à ce que tous les détails mentionnés ci-dessus y figurent.
L'omission d'un seul de ces éléments peut entraîner le non-paiement ou le paiement tardif des factures. Ces deux conséquences seront désastreuses pour vos comptes clients, ce qui entravera votre capacité à effectuer des paiements aux parties que vous fréquentez.
Par exemple, les coordonnées de votre entreprise vous rendent accessible si le client a des questions concernant la facture que vous avez envoyée. La date d'échéance ou le délai de paiement permet à vos clients de savoir dans quel délai vous souhaitez que le paiement soit effectué. Les méthodes de paiement permettent à vos clients de connaître le moyen de paiement que vous préférez, qu'il s'agisse d'un chèque, d'un virement bancaire ou d'un moyen numérique tel que crypto-monnaie ou PayPal.
Veillez également à énumérer ou à détailler les services rendus ou les produits vendus. Indiquez leurs prix afin de vous assurer que le montant total s'additionne. Le fait d'indiquer le montant total d'un seul coup donnera l'impression d'être vague ; vos clients doivent savoir ce qu'ils paient.
Attention aux dates
Trois dates doivent figurer sur votre facture, toutes aussi importantes les unes que les autres : la date d'émission, la date de vente et la date d'échéance. Cette dernière ayant déjà été abordée, nous nous concentrerons sur les dates d'émission et de vente. Veillez à ce que les dates d'émission et de vente de votre facture soient vérifiées.
L'indication d'une date de vente erronée peut entraîner le non-paiement, car le client peut facilement supposer que la facture est destinée à quelqu'un d'autre. L'utilisation d'un logiciel de facturation couvre tous ces problèmes, car les dates sont saisies avec précision.
Envoyer la facture à temps
Après avoir rédigé la facture et vérifié l'exactitude de ses détails, l'étape suivante consiste à l'envoyer au client. Il existe différentes options pour envoyer une facture, mais nous recommandons d'utiliser une option numérique pour rendre le processus plus rapide et plus facile.
Veillez à ce que vos clients disposent d'une adresse électronique fonctionnelle afin d'éviter d'envoyer la facture par l'intermédiaire d'un service de messagerie. Toutefois, s'ils ne sont pas habitués à l'utilisation du courrier électronique, optez pour le service de messagerie. Nous vous recommandons d'envoyer votre facture au format PDF avec des notes de bas de page ou de brefs commentaires à l'intention du client.
Veillez à ce qu'il y ait un certain espace entre la date d'émission et la date d'échéance. Cela donne à votre client le temps d'examiner la facture. N'envoyez pas une facture en espérant qu'elle sera payée le lendemain.
Suivi
Le suivi après l'envoi de la facture devrait être l'étape suivante. Beaucoup d'entreprises n'effectuent pas de suivi. Ce suivi est essentiel car il permet de s'assurer que le client a bien reçu la facture. Si vous l'avez envoyée par courrier électronique, assurez également un suivi par ce biais. L'utilisation d'un logiciel de gestion des factures est utile car il permet d'envoyer et de suivre la facture.
Le suivi permet de s'assurer que la facture est payée à temps. Il permet également de rappeler aux clients de payer leurs factures lorsqu'elles sont en retard.
Pour résumer la gestion des factures
Un bon logiciel de gestion des factures permet de gérer efficacement les factures. Une fois que l'automatisation de la facturation est réalisée dans votre organisation, elle couvre généralement d'autres conseils de gestion des factures. Nous recommandons donc d'automatiser la gestion des factures ; c'est un bon investissement pour l'organisation.
