Formulario 1096: Cómo cumplir con el IRS y evitar sanciones
¿Trabaja con contratistas o tiene empleados que reciben una remuneración no salarial? Si es así, es probable que tenga que presentar el formulario 1096 del IRS.
Este formulario sirve de portada para otros documentos fiscales como el formulario 1099. Proporciona al IRS un resumen y transmisión de las declaraciones en papel de Estados Unidos.
En este post, le explicaremos todo lo que necesita saber sobre el formulario 1096. Aprenderá qué es, quién debe presentarlo, plazos, cómo cumplimentarlo y mucho más. También compartiremos consejos para simplificar su cumplimiento tributario.
Usted ya gestiona múltiples prioridades empresariales. Como empresario, lo último que necesita son más cargas normativas. El formulario 1096 simplifica la declaración de impuestos al IRS y debe presentarse por correo si se presentan formularios en papel. Combina todas sus otras presentaciones en un solo paquete.
¿Qué es el formulario 1096 del IRS?
El formulario 1096 es el formulario de resumen y transmisión anual publicado por el Servicio de Impuestos Internos (IRS). Funciona como portada de otras declaraciones informativas presentadas al IRS.
Las empresas lo utilizan cuando envían por correo copias en papel de formularios como el 1099, el 1098, el W-2G y otros. En ellos se detallan los ingresos de los no empleados, las deducciones y los acontecimientos financieros no incluidos en un W-2.
El formulario reúne todas estas declaraciones individuales en un solo paquete. Esto simplifica la tramitación y comprobación por parte de Hacienda. Proporciona información clave de transmisión en un solo documento en lugar de en cientos de formularios separados.
En pocas palabras, el formulario 1096 ayuda a las empresas a cumplir las leyes fiscales para informar de las transacciones. Es un documento esencial para informar legalmente de pagos, deducciones y otras actividades financieras.
¿Quién debe presentar el formulario 1096?
El IRS exige el formulario 1096 a las organizaciones que envían por correo determinadas declaraciones informativas. Esto incluye:
- Empresas
- Asociaciones
- Empresas
- Contratistas individuales
- Fincas
- Fideicomisos
En concreto, debe presentar en papel el formulario 1096 si envía alguna de estas declaraciones por correo:
- Formulario 1097 - Informa de los créditos fiscales de los bonos
- Formulario 1099 - Informa de la remuneración de los no asalariados
- Formulario 1098 - Resume los pagos de intereses hipotecarios
- Formulario 3921 - Comunicación de los ejercicios de opciones sobre acciones incentivadas
- Formulario 3922 - Detalles de las transferencias de acciones procedentes de planes de adquisición de acciones por los empleados
- Formulario 5498 - Proporciona información sobre las aportaciones a la cuenta IRA
- Formulario W-2G - Declaración de ganancias de juego
Por lo tanto, es necesario para las presentaciones en papel siempre que su empresa trabaje con contratistas o tenga empleados que obtengan y declaren ingresos no salariales.
¿Cuándo presentar el formulario 1096 del IRS?
No lo necesita para presentar electrónicamente ninguno de los formularios anteriores. Esto se debe a que la presentación electrónica genera automáticamente una transmisión.
Por ejemplo, si presentó electrónicamente el formulario 1099-NEC para informar sobre la remuneración de no empleados, el software archivaría su información. No es necesario crear un resumen aparte.
Pero si envía formularios por correo, debe incluir el formulario 1096 en papel. Esto actúa como su equivalente e-filing para presentaciones en papel.
Declaración de impuestos para contratistas independientes
Cuando se trabaja con contratistas independientes, es necesario proporcionarles el formulario 1099-NEC que muestra la remuneración pagada, lo cual es esencial a efectos del impuesto sobre la renta. Además, presenta el formulario 1096 y copias de los 1099 directamente al IRS.
Sus contratistas sólo reciben sus propios 1099. El formulario 1096 y las copias del paquete 1099 van directamente a la agencia tributaria.
Por ejemplo, si paga a un diseñador web como contratista, lo haría:
- Envíeles un formulario 1099-NEC que resuma la remuneración
- Enviar un formulario 1096 y copias del 1099-NEC al IRS
Tenga en cuenta que lo anterior se aplica a los contratistas establecidos en EE.UU. o a los contratistas extranjeros sujetos a impuestos en EE.UU.. En el caso de otros contratistas extranjeros, no es necesario declarar al IRS.
¿Cómo obtener el formulario 1096?
Puede descargar una versión del sitio web del IRS. Sin embargo, tenga en cuenta la sutil diferencia entre las versiones aceptables para la presentación.
El IRS exige la presentación de formularios originales escaneables impresos por proveedores autorizados. Es posible que algunos materiales descargables no cumplan las normas de escaneabilidad.
Para garantizar la recepción de un formulario 1096 aceptable, haga su pedido directamente a través de:
- En sitio web del IRS
- Llamando al 1-800-TAX-FORM
- Software fiscal
- Servicios de preparación de impuestos
Los pedidos llegan en 10 días laborables. Recibirá los formularios escaneables actuales diseñados específicamente para la presentación por correo regulada.
¿Cómo rellenar el formulario 1096?
Rellenar el formulario requiere siete sencillos pasos:
- Paso 1 - Incluya la información de su empresa - Introduzca el nombre de su empresa, la dirección y el número de declaraciones que va a presentar.
- Paso 2 - Facilite sus datos personales - Rellena tu:
- Nombre y apellidos
- Números de contacto
- Correo electrónico
- Dirección postal
También hay un espacio para los datos de su contable.
- Paso 3 - Introduzca el número de identificación de la empresa o la seguridad social - Número Incluya su número de identificación patronal si lo tiene. En caso contrario, indique su número de la Seguridad Social.
- Paso 4 - Registrar el número de devoluciones - Especifique la cantidad de declaraciones que va a presentar. Por ejemplo, "7" si presenta siete formularios 1099-NEC.
- Paso 5 - Calcular la retención total - Sume todas las retenciones de los formularios agrupados. Indique la cifra total.
- Paso 6 - Identificar el tipo de devolución - Marque con una "X" el formulario que va a presentar, como el 1099-B o el W-2G.
- Paso 7 - Enviar a Hacienda - Envíe su formulario 1096 completo con las declaraciones asociadas al IRS utilizando la dirección proporcionada. Asegúrese de que todo es correcto antes de enviarlo.
¿Cuál es la fecha límite para presentar el formulario 1096?
El plazo estándar para presentar el formulario y las declaraciones asociadas es el 28 de febrero. Es el mismo que el año fiscal anterior.
Sin embargo, para los formularios 1099-NEC, la fecha límite es el 31 de enero. Si envía por correo los formularios 1099-NEC, debe presentar también el formulario 1096 antes del 31 de enero. Si envía por correo los formularios 5498, preséntelos antes del 31 de mayo.
Consecuencias del incumplimiento del plazo
Si envía las declaraciones fuera de plazo o sin el formulario 1096, se le aplicarán duras sanciones, entre las que se incluyen:
- $60 por formulario después del 28 de febrero ($120 después de 30 días, $310 después del 1 de agosto)
- Posibles multas de hasta $630 por formulario no presentado
Por lo tanto, asegúrese de presentarlo siempre que envíe por correo impresos 1098, 1099, W-2G u otras declaraciones cubiertas. Así evitará sanciones dolorosas.
Racionalice los informes fiscales y ahorre tiempo
Información fiscal requiere una coordinación considerable. El formulario 1096 aporta transparencia a las presentaciones en papel de contratistas, empleados y otros beneficiarios.
Si es posible, considere la posibilidad de presentar el formulario por vía electrónica. Esto elimina el trabajo manual de agrupar y enviar los formularios. La presentación electrónica también mejora la precisión al minimizar la introducción de datos por parte de personas.
Para la presentación en papel, solicite la versión escaneable para evitar posibles rechazos. Siga la guía paso a paso anterior para cumplimentarlo correctamente. Presente antes del 31 de enero si incluye los formularios 1099-NEC o 1099-misc.
Con un poco de planificación, puede cumplir fácilmente las normas de declaración del IRS para situaciones fiscales atípicas. Ahórrese quebraderos de cabeza y costes presentando la declaración con exactitud y a tiempo.
