Qu'est-ce qu'un formulaire W-9 et comment le remplir ?
Les autorités locales, étatiques et fédérales doivent collecter chaque année des taxes auprès des citoyens et des entreprises opérant sur leur territoire. En 2019, plus de $3,5 milliards a été collectée au niveau de l'impôt fédéral. Imaginez toutes les données brutes qui doivent être manipulées et déplacées pour mener à bien ce processus.
Pour faire économiser de l'argent aux contribuables, le gouvernement a créé le formulaire W-9. Il s'agit d'un document fiscal qui vérifie certaines informations et permet de suivre les revenus produits par les citoyens dans tout le pays. Il s'agit d'un outil essentiel au fonctionnement du budget fédéral.
Qu'est-ce qu'un formulaire W-9 ?
Le formulaire W-9 est une déclaration d'informations fiscales utilisée par l'IRS (Internal Revenue Service) pour confirmer le nom, l'adresse et le TIN (numéro d'identification du contribuable) d'une personne en vue d'un emploi ou à d'autres fins génératrices de revenus. Cette confirmation est recueillie à la fois pour les citoyens et pour les personnes définies comme des étrangers résidents. Il s'agit souvent d'une méthode de contrôle de l'utilisation illégale d'immigrés comme employés dans des secteurs spécifiques.
Toute personne exerçant une activité en tant qu'entrepreneur indépendant doit remplir un formulaire W-9 ou se présenter sous une forme quelconque d'entité lorsqu'elle remplit ses déclarations d'impôts. Le formulaire W-9 peut être utilisé pour générer un formulaire fiscal 1099. Des restrictions strictes en matière de confidentialité entourant la divulgation de ces informations protègent les individus et les employeurs.
Qui doit remplir le formulaire W-9 ?
Les travailleurs indépendants tels que les nomades numériques, les freelances, les entrepreneurs indépendants et les consultants industriels utilisent couramment le formulaire. Chaque fois que vous gagnez plus de $600 dans l'année sans être l'employé de quelqu'un, vous êtes considéré comme un travailleur indépendant pour ce revenu. Si votre patron vous en envoie une, c'est qu'il considère que vous êtes un entrepreneur indépendant et non un employé classique. Vous devez en soumettre un à l'IRS lorsque vous changez de nom, de raison sociale, d'adresse ou de numéro d'identification fiscale. Les entreprises qui vous envoient généralement un Formulaire 1099 avec des données fiscales à la fin de l'année ont également besoin d'un formulaire W-9 corrigé.
Comment remplir le formulaire W-9 ?
Vous pouvez voir une copie du formulaire W-9 ici ou visiter le site suivant Lien IRS pour obtenir un document PDF à remplir. Il existe des instructions simples pour remplir le formulaire. L'entreprise qui vous embauche doit fournir ses informations et son EIN (numéro d'identification de l'employeur). Vous êtes responsable du reste.
Ligne 1 - Nom
Indiquez votre nom légal complet qui correspond à vos déclarations fiscales.
Ligne 2 - Nom de l'entreprise
Si vous avez une entité juridique, vous devez indiquer ici son nom. Dans le cas contraire, n'inscrivez rien.
Ligne 3 - Classification fiscale fédérale
C'est ici que vous définissez comment vous, l'entrepreneur indépendant, êtes classé. Plusieurs options s'offrent à vous. Vous pouvez utiliser votre SSN (numéro de sécurité sociale) si vous exercez votre activité dans le cadre d'une entreprise individuelle et que vous n'avez pas été enregistré en tant qu'autre type d'entreprise.
Ligne 4 - Exonérations
Ne remplissez ce champ que si vous opérez en tant qu'entreprise ou entité ayant un motif d'exemption. Si vous êtes un particulier, vous pouvez laisser ce champ vide.
Lignes 5 et 6 - Adresse, ville, état et code postal
C'est l'endroit où votre employeur enverra vos informations.
Ligne 7 - Numéro(s) de compte
Ligne facultative pour indiquer les numéros de compte dont votre employeur pourrait avoir besoin. Les particuliers peuvent laisser cette ligne vide.
Partie I - Numéro d'identification du contribuable (NIC)
Vous indiquez soit votre SSN, soit l'EIN de votre employeur. Vous utilisez votre SSN si vous êtes un particulier ou une entreprise individuelle. Vous pouvez également utiliser votre ITIN (IRS individual taxpayer identification number) si vous êtes un étranger résident.
Partie II - Certification
C'est là que vous signez et datez le formulaire en déclarant que toutes les informations sont exactes. N'oubliez pas qu'il s'agit d'un document juridique et que la falsification des informations peut entraîner des sanctions.
Que se passe-t-il si vous ne remplissez pas le formulaire W-9 ou si vous le fournissez de manière incorrecte ?
Le dépôt d'un formulaire W-9 fait partie intégrante de l'exploitation d'une entreprise, car il est utilisé par l'Internal Revenue Service (IRS) pour collecter des informations sur les entrepreneurs indépendants qui fournissent des services aux entreprises. Le formulaire W-9 aide également l'IRS à déterminer le montant des revenus perçus par ces entrepreneurs et soumis à des retenues à la source.
Une entreprise doit obtenir un formulaire W-9 lorsqu'elle engage un entrepreneur indépendant. L'entrepreneur doit ensuite remplir le formulaire et le remettre à l'entreprise. Le fait que l'entrepreneur ne fournisse pas de formulaire W-9 ou qu'il fournisse des informations inexactes sur le formulaire peut avoir de graves conséquences.
1. Vous pouvez faire l'objet d'une sanction - Si l'entrepreneur ne fournit pas de formulaire W-9 ou fournit des informations inexactes, l'entreprise peut être soumise à une pénalité. Le montant exact de la pénalité varie en fonction des circonstances, mais peut aller de quelques centaines de dollars à des milliers de dollars.
2. Vous pouvez être tenu de payer des impôts sur les revenus - Si l'entreprise ne dispose pas d'un formulaire W-9 du contractant, elle peut être tenue de payer des impôts. Il peut s'agir de l'impôt fédéral sur le revenu, de l'impôt d'État sur le revenu et de l'impôt sur le travail indépendant.
3. Vous pouvez être tenu de prélever des impôts sur le contractant. - L'entreprise peut également être tenue de prélever des impôts sur le contractant, tels que l'impôt fédéral sur le revenu et l'impôt sur le travail indépendant. Cela signifie que l'entreprise devra payer ces impôts pour le compte du contractant.
4. Vous pouvez faire l'objet d'un audit - Si une entreprise ne fournit pas de formulaire W-9 ou fournit des informations inexactes, elle peut faire l'objet d'un contrôle. Lors d'un contrôle, l'IRS examinera les registres de l'entreprise pour s'assurer que tous les impôts ont été payés correctement.
Le dépôt d'un formulaire W-9 est un élément essentiel de la gestion d'une entreprise. Il est essentiel de veiller à ce que toutes les informations figurant sur le formulaire soient exactes et déposées dans les délais. Si l'entreprise ne le fait pas, les conséquences peuvent être graves. Il est donc essentiel de s'assurer que l'entreprise prend les mesures nécessaires pour remplir le formulaire correctement afin d'éviter toute pénalité ou autre problème.
Le bilan
C'est tout ! Le W-9 est un formulaire simple. La moitié du document contient des instructions à suivre pour le remplir. Si vous avez d'autres questions sur ce qu'il faut inscrire, nous vous encourageons à consulter l'un des sites suivants H&S Accounting & Tax Services experts. Nous avons des années d'expérience dans l'établissement de la documentation de l'IRS et dans la gestion des procédures financières et juridiques de différentes entités. Notre équipe est là pour vous fournir le service professionnel et opportun dont vous avez besoin en tant que propriétaire d'entreprise pour remplir cette déclaration d'information.
