¿Qué es un formulario W-9 y cómo llenarlo?
Los gobiernos locales, estatales y federales exigen la recaudación anual de impuestos de los ciudadanos y las empresas que operan dentro de sus fronteras. En 2019, más de $3,5 billones fue recaudado a nivel de impuestos federales. Imagine todos esos datos sin procesar que deben manipularse y moverse para completar este proceso.
Para ahorrar dinero a los contribuyentes, el gobierno creó el formulario W-9. Es un documento fiscal que verifica cierta información y ayuda a llevar un registro de los ingresos que producen los ciudadanos de todo el país. Es una herramienta esencial para operar el presupuesto federal.
¿Qué es un formulario W-9?
El formulario W-9 es una declaración de información fiscal utilizada por el IRS (Servicio de Impuestos Internos) para confirmar el nombre, la dirección y el TIN (número de identificación del contribuyente) de una persona para el empleo u otros fines de generación de ingresos. Esta confirmación se recoge tanto para los ciudadanos como para los definidos como extranjeros residentes. A menudo es un método para controlar el uso ilegal de inmigrantes como empleados en industrias específicas.
Cualquiera que opere como contratista independiente aún completa un W-9 o presenta algún tipo de entidad al completar sus impuestos. El W-9 se puede utilizar para generar un formulario de impuestos 1099. Las estrictas restricciones de privacidad que rodean la divulgación de esta información protegen a las personas y los empleadores.
¿Quién tiene que presentar un formulario W-9?
Los trabajadores autónomos como los nómadas digitales, los autónomos, los contratistas independientes y los consultores de la industria suelen utilizar el formulario. Cada vez que gana más de $600 en el año sin ser empleado de nadie, se te considera autónomo por esos ingresos. Si tu jefe te envía una, es que considera que eres un contratista independiente y no un empleado típico. Debes enviar una al IRS cuando cambies de nombre, razón social, dirección o número de identificación fiscal. Las empresas que suelen enviarle un Formulario 1099 con datos fiscales a final de año también necesitan un formulario W-9 corregido.
¿Cómo llenar un formulario W-9?
Puede ver una copia del formulario W-9 que se muestra aquí o visitar este enlace del IRS para un PDF rellenable del documento. Hay algunas instrucciones simples para completar el formulario. El negocio que te contrate deberá llenar sus datos y EIN (número de identificación patronal). Usted es responsable del resto.
Línea 1 – Nombre
Complete su nombre legal completo que coincida con sus declaraciones de impuestos.
Línea 2 – Razón social
Si tiene una entidad legal, aquí es donde pone su nombre. De lo contrario, déjelo en blanco.
Línea 3 – Clasificación fiscal federal
Aquí usted define cómo usted, el contratista independiente, está clasificado. Tienes varias opciones. Puede usar su SSN (número de seguro social) si opera bajo su propiedad única y no se ha registrado como ningún otro tipo de negocio.
Línea 4 – Exenciones
Complete esto solo si está operando como una empresa o entidad con un motivo para las exenciones. Si es un particular, puede dejarlo en blanco.
Líneas 5 y 6: dirección, ciudad, estado y código postal
Es el lugar donde su empleador enviará su información por correo.
Línea 7 – Número(s) de cuenta
Una línea opcional para proporcionar cualquier número de cuenta que su empleador pueda necesitar. Las personas pueden dejar esto en blanco.
Parte I – Número de Identificación del Contribuyente (TIN)
Usted ingresa su SSN o el EIN de su empleador. Utiliza su SSN como individuo o propietario único. También puede usar su ITIN (número de identificación de contribuyente individual del IRS) si es extranjero residente.
Parte II – Certificación
Es donde usted firma y fecha el formulario indicando que toda la información es correcta. Recuerda que este es un documento legal y la falsificación de información podría dar lugar a sanciones.
¿Qué sucede si no presenta o proporciona un formulario W-9 incorrecto?
Presentar un formulario W-9 es una parte integral de la operación de un negocio, ya que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) lo utiliza para recopilar información sobre contratistas independientes que brindan servicios a las empresas. El W-9 también ayuda al IRS a determinar cuántos ingresos reciben estos contratistas que están sujetos a retención de impuestos.
Una empresa debe obtener un formulario W-9 cuando contrata a un contratista independiente. Luego, el contratista debe completar el formulario y entregárselo a la empresa. Puede haber consecuencias graves si el contratista no proporciona un W-9 o proporciona información inexacta en el formulario.
1. Puede estar sujeto a una sanción – Si el contratista no proporciona un formulario W-9 o proporciona información inexacta, la empresa puede estar sujeta a una sanción. El monto exacto de la multa varía según las circunstancias, pero puede oscilar entre unos pocos cientos de dólares y miles de dólares.
2. Es posible que deba pagar impuestos sobre la renta – Si la empresa no tiene un formulario W-9 del contratista, es posible que deba pagar impuestos. Esto podría incluir impuestos federales sobre la renta, impuestos estatales sobre la renta e impuestos sobre el trabajo por cuenta propia.
3. Es posible que deba retener impuestos del contratista – La empresa también puede estar obligada a retener impuestos del contratista, como impuestos federales sobre la renta e impuestos sobre el trabajo por cuenta propia. Esto significa que la empresa tendrá que pagar estos impuestos en nombre del contratista.
4. Puede estar sujeto a una auditoría – Si una empresa no proporciona un formulario W-9 o proporciona información inexacta, puede estar sujeta a una auditoría. Durante una auditoría, el IRS revisará los registros comerciales para garantizar que todos los impuestos se hayan pagado correctamente.
Presentar un formulario W-9 es una parte esencial del funcionamiento de una empresa. Es vital asegurarse de que toda la información en el formulario sea precisa y se presente a tiempo. Si la empresa no lo hace, puede haber graves consecuencias. Por lo tanto, es fundamental asegurarse de que la empresa tome las medidas necesarias para presentar el formulario correctamente para evitar sanciones u otros problemas.
La línea de fondo
¡Eso es! El W-9 es un formulario simple. La mitad del documento contiene instrucciones a seguir mientras lo completa. Si tienes más dudas sobre qué ingresar, te animamos a consultar uno de los Servicios de contabilidad e impuestos de H&S expertos Tenemos años de experiencia completando la documentación del IRS y administrando los procedimientos financieros y legales de diferentes entidades. Nuestro equipo está aquí para brindarle el servicio profesional y oportuno que necesita como propietario de un negocio para completar esta declaración de información.
