¿Qué es un formulario W-9 y cómo llenarlo?
Los gobiernos locales, estatales y federales exigen la recaudación anual de impuestos de los ciudadanos y las empresas que operan dentro de sus fronteras. En 2019, más de $3,5 billones fue recaudado a nivel de impuestos federales. Imagine todos esos datos sin procesar que deben manipularse y moverse para completar este proceso.
Para ahorrar dinero a los contribuyentes, el gobierno creó el formulario W-9. Es un documento fiscal que verifica cierta información y ayuda a llevar un registro de los ingresos que producen los ciudadanos de todo el país. Es una herramienta esencial para operar el presupuesto federal.
¿Qué es un formulario W-9?
El formulario W-9 es una declaración de información fiscal utilizada por el IRS (Servicio de Impuestos Internos) para confirmar el nombre, la dirección y el TIN (número de identificación del contribuyente) de una persona para el empleo u otros fines de generación de ingresos. Esta confirmación se recoge tanto para los ciudadanos como para los definidos como extranjeros residentes. A menudo es un método para controlar el uso ilegal de inmigrantes como empleados en industrias específicas.
Cualquiera que opere como contratista independiente aún completa un W-9 o presenta algún tipo de entidad al completar sus impuestos. El W-9 se puede utilizar para generar un formulario de impuestos 1099. Las estrictas restricciones de privacidad que rodean la divulgación de esta información protegen a las personas y los empleadores.
¿Quién tiene que presentar un formulario W-9?
Los trabajadores autónomos como los nómadas digitales, los autónomos, los contratistas independientes y los consultores de la industria suelen utilizar el formulario. Cada vez que gana más de $600 en el año sin ser trabajador por cuenta ajena, se le considera trabajador por cuenta propia por esos ingresos. Si su jefe le envía uno, ven su papel como un contratista independiente, no como un empleado típico. Debe enviar uno al IRS cuando cambie su nombre, razón social, dirección o número de identificación fiscal. Las empresas que normalmente le envían un formulario 1099 con detalles fiscales al final del año también necesitan un formulario W-9 corregido.
¿Cómo llenar un formulario W-9?
Puede ver una copia del formulario W-9 que se muestra aquí o visitar este enlace del IRS para un PDF rellenable del documento. Hay algunas instrucciones simples para completar el formulario. El negocio que te contrate deberá llenar sus datos y EIN (número de identificación patronal). Usted es responsable del resto.
Línea 1 – Nombre
Complete su nombre legal completo que coincida con sus declaraciones de impuestos.
Línea 2 – Razón social
Si tiene una entidad legal, aquí es donde pone su nombre. De lo contrario, déjelo en blanco.
Línea 3 – Clasificación fiscal federal
Aquí usted define cómo usted, el contratista independiente, está clasificado. Tienes varias opciones. Puede usar su SSN (número de seguro social) si opera bajo su propiedad única y no se ha registrado como ningún otro tipo de negocio.
Línea 4 – Exenciones
Complete esto solo si está operando como una empresa o entidad con un motivo para las exenciones. Si es un particular, puede dejarlo en blanco.
Líneas 5 y 6: dirección, ciudad, estado y código postal
Es el lugar donde su empleador enviará su información por correo.
Línea 7 – Número(s) de cuenta
Una línea opcional para proporcionar cualquier número de cuenta que su empleador pueda necesitar. Las personas pueden dejar esto en blanco.
Parte I – Número de Identificación del Contribuyente (TIN)
Usted ingresa su SSN o el EIN de su empleador. Utiliza su SSN como individuo o propietario único. También puede usar su ITIN (número de identificación de contribuyente individual del IRS) si es extranjero residente.
Parte II – Certificación
Es donde usted firma y fecha el formulario indicando que toda la información es correcta. Recuerda que este es un documento legal y la falsificación de información podría dar lugar a sanciones.
¿Qué sucede si no presenta o proporciona un formulario W-9 incorrecto?
Presentar un formulario W-9 es una parte integral de la operación de un negocio, ya que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) lo utiliza para recopilar información sobre contratistas independientes que brindan servicios a las empresas. El W-9 también ayuda al IRS a determinar cuántos ingresos reciben estos contratistas que están sujetos a retención de impuestos.
Una empresa debe obtener un formulario W-9 cuando contrata a un contratista independiente. Luego, el contratista debe completar el formulario y entregárselo a la empresa. Puede haber consecuencias graves si el contratista no proporciona un W-9 o proporciona información inexacta en el formulario.
1. Puede estar sujeto a una sanción – Si el contratista no proporciona un formulario W-9 o proporciona información inexacta, la empresa puede estar sujeta a una sanción. El monto exacto de la multa varía según las circunstancias, pero puede oscilar entre unos pocos cientos de dólares y miles de dólares.
2. Es posible que deba pagar impuestos sobre la renta – Si la empresa no tiene un formulario W-9 del contratista, es posible que deba pagar impuestos. Esto podría incluir impuestos federales sobre la renta, impuestos estatales sobre la renta e impuestos sobre el trabajo por cuenta propia.
3. Es posible que deba retener impuestos del contratista – La empresa también puede estar obligada a retener impuestos del contratista, como impuestos federales sobre la renta e impuestos sobre el trabajo por cuenta propia. Esto significa que la empresa tendrá que pagar estos impuestos en nombre del contratista.
4. Puede estar sujeto a una auditoría – Si una empresa no proporciona un formulario W-9 o proporciona información inexacta, puede estar sujeta a una auditoría. Durante una auditoría, el IRS revisará los registros comerciales para garantizar que todos los impuestos se hayan pagado correctamente.
Presentar un formulario W-9 es una parte esencial del funcionamiento de una empresa. Es vital asegurarse de que toda la información en el formulario sea precisa y se presente a tiempo. Si la empresa no lo hace, puede haber graves consecuencias. Por lo tanto, es fundamental asegurarse de que la empresa tome las medidas necesarias para presentar el formulario correctamente para evitar sanciones u otros problemas.
La línea de fondo
¡Eso es! El W-9 es un formulario simple. La mitad del documento contiene instrucciones a seguir mientras lo completa. Si tienes más dudas sobre qué ingresar, te animamos a consultar uno de los Servicios de contabilidad e impuestos de H&S expertos Tenemos años de experiencia completando la documentación del IRS y administrando los procedimientos financieros y legales de diferentes entidades. Nuestro equipo está aquí para brindarle el servicio profesional y oportuno que necesita como propietario de un negocio para completar esta declaración de información.
