Información sobre la titularidad real: Lo que debe saber
¿Ha oído hablar de los nuevos requisitos de información sobre la titularidad real de determinadas empresas en Estados Unidos? Si dirige o es propietario de una empresa nueva o pequeña, es probable que esto le afecte.
A partir del 1 de enero de 2024, millones de sociedades de responsabilidad limitada (SRL), sociedades anónimas y otras entidades similares deberán presentar un informe sobre la titularidad real (BOI) a la Red de Lucha contra los Delitos Financieros del Departamento del Tesoro de EE.UU. (FinCEN). Esta nueva normativa federal se deriva de la legislación denominada Ley de Transparencia Corporativa (Corporate Transparency Act, CTA) y pretende arrojar luz sobre quién posee, controla o se beneficia en última instancia de las empresas.
En esta guía completa, cubriremos todo lo que las nuevas empresas necesitan saber para cumplir con las normas de información sobre beneficiarios reales en 2024 y más allá.
Por qué es importante el informe sobre la titularidad real
Exigir a determinadas empresas que comuniquen al gobierno información detallada sobre la titularidad real es un gran cambio. Pero los objetivos subyacentes tienen sentido: prevenir los delitos financieros y dar a las fuerzas de seguridad herramientas para atrapar a los delincuentes, especialmente a través de la transparencia que deben mantener las empresas.
En concreto, el CTA se centra en el blanqueo de capitales, la evasión fiscal y otras actividades ilícitas que resultan más fáciles cuando se desconoce a los verdaderos seres humanos que se esconden tras las sociedades ficticias. Los requisitos de información sobre la titularidad real pretenden descorrer la cortina del anonimato, centrándose principalmente en las empresas declarantes nacionales y extranjeras.
Por supuesto, la gran mayoría de las empresas de nueva creación y las pequeñas empresas, ahora incluidas en las empresas declarantes, cumplen las normas y hacen grandes cosas. Pero los responsables políticos han decidido que exigir a estas entidades la presentación de informes sobre la titularidad real merece la pena para atrapar a los delincuentes sofisticados que abusan de las estructuras societarias.
¿Qué nuevas empresas deben presentar información sobre la titularidad real?
Si dirige o es propietario de una SRL, una sociedad anónima u otra entidad formalizada similar creada mediante la presentación de documentos ante el Secretario de Estado, es posible que deba cumplir las nuevas normas sobre requisitos de presentación de información sobre beneficiarios efectivos. No obstante, se aplican varias exenciones.
Por ejemplo, las empresas unipersonales constituidas sin ningún tipo de registro estatal formal no suelen estar obligadas a comunicar información sobre beneficiarios efectivos. La LTC también establece 23 categorías de entidades formales exentas que probablemente no permitan la comisión de delitos, entre las que se incluyen:
- Empresas públicas
- Instituciones financieras
- Grandes empresas operativas
- Sin ánimo de lucro
- Entidades con presencia física sustancial en EE.UU.
Véase el Lista completa de exenciones de la LTCEs crucial para las entidades que se plantean si están obligadas a informar. para confirmar si su startup cumple los requisitos. Si constituyó una sociedad anónima o creó formalmente una LLC, no dude en investigar más a fondo. Millones de pequeñas empresas y startups sin exenciones, ahora identificadas como empresas declarantes, tienen que comunicar los datos de titularidad real a FinCEN en algún momento.
Quién debe declararse como beneficiario efectivo
Para las empresas de nueva creación sujetas a los requisitos de información sobre beneficiarios reales de la CTA, la tarea central pasa a ser la recopilación y presentación de información sobre todos los "beneficiarios reales".
La LTC define al beneficiario efectivo como toda persona física que:
- Ejerce directa o indirectamente un control sustancial sobre la entidad, O
- Posee o controla al menos 25% de los intereses de propiedad
El control sustancial abarca muchas situaciones. Cualquier directivo, miembro de un órgano de gobierno, persona que tome decisiones clave o persona que ejerza indirectamente el poder sobre la empresa será considerado beneficiario efectivo.
También cuenta quien posea o controle más del 25% del capital, los activos, los derechos de voto u otras participaciones de una startup, aunque no dirija las operaciones cotidianas.
Cuándo deben presentar las nuevas empresas su informe BOI
Ahora que ya sabe un poco qué empresas emergentes están obligadas a informar sobre la titularidad real y quién debe figurar en los informes como titular real, vamos a hablar de los plazos.
Para las empresas de nueva creación y las pequeñas empresas que ya operaban antes del 1 de enero de 2024, el plazo para presente su informe inicial de información sobre la titularidad real con FinCEN es el 1 de enero de 2025.
Entonces, para las empresas creadas a partir de 2024, tendrán plazos ajustados para esa primera presentación:
- Entidades constituidas en 2024 -> Informe inicial en 90 días
- Entidades constituidas en 2025+ -> Informe inicial en 30 días
Como puede ver, nuevas empresasque ahora se consideran empresas nacionales declarantes, tendrán que apresurarse a presentar los datos de los beneficiarios efectivos a la FinCEN en el primer mes de existencia. No es la tarea más emocionante, pero el incumplimiento conlleva el riesgo de fuertes sanciones civiles y penales.
Obligaciones de información a la Comisión de Administración Tributaria tras la presentación inicial
La CTA no se limita a una única presentación de información sobre la titularidad real para las nuevas empresas. En su lugar, crea una obligación permanente que exige la actualización a FinCEN de los cambios en un plazo de 30 días.
Si algún beneficiario efectivo o sus datos de información cambian, las empresas emergentes deben presentar un informe actualizado. Por ejemplo, los ajustes en la titularidad de más del 25% de los intereses de propiedad o los derechos de voto probablemente desencadenarían este requisito. Las rondas de recaudación de fondos que añaden nuevos inversores con un control sustancial también requieren una actualización.
Supervisar periódicamente las circunstancias y las personas que deben informar a la BOI garantizará que las nuevas empresas sigan cumpliendo la normativa a medida que crecen. Las herramientas informáticas pueden ayudar a realizar este seguimiento, junto con una cuidadosa atención durante los eventos importantes.
Consideraciones clave para los requisitos de información sobre beneficiarios efectivos
Para muchas empresas en fase inicial, la recopilación y presentación al gobierno federal de información personal detallada sobre propietarios, fundadores e inversores puede resultar una sorpresa desagradable. Veamos por qué esta obligación de informar suscita preocupación:
Temores sobre la privacidad y la seguridad de los datos - Para elaborar un informe exhaustivo sobre la titularidad real, las empresas emergentes tienen que recopilar datos confidenciales como números de la Seguridad Social, direcciones, copias de pasaportes y permisos de conducir. Esto pone de los nervios a los fundadores preocupados por la seguridad y centrados en el crecimiento, no en crear una maquinaria burocrática de elaboración de informes que cumpla estrictas normas de datos.
Afortunadamente, la FinCEN tiene previstos sistemas en línea seguros y fáciles de usar para cargar los informes, lo que reducirá el riesgo de que queden documentos expuestos flotando por ahí. Los controles de acceso centralizados también ayudarán a las nuevas empresas a recopilar información sobre los beneficiarios finales de forma confidencial.
Definiciones poco claras - Como se ha descrito anteriormente, la LTC obliga a informar a los beneficiarios efectivos que ejerzan un "control sustancial", directa o indirectamente. En teoría es sencillo, pero esta definición preocupa a las empresas emergentes que trabajan con tablas de capitalización complejas, contratos y relaciones entre inversores complicadas.
Los abogados se han preguntado dónde se sitúan exactamente los límites de la declaración de control sustancial para fundadores, directores, primeros empleados con responsabilidad, asesores con capital e inversores de riesgo pasivos. Del mismo modo, las normas intrincadas abordan la propiedad escalonada a través de fondos o entidades de cartera extraterritoriales.
Las empresas de nueva creación deben aplicar cuidadosamente las directrices de la CTA sobre titularidad real para evitar dejar fuera de los informes de información sobre titularidad real a personas importantes... o incluir accidentalmente a aquellas que superen los umbrales de notificación.
Cargas añadidas para las nuevas empresas en rápida evolución
Las empresas jóvenes y dinámicas se transforman con frecuencia, especialmente durante las fases de crecimiento. Esto complica el cumplimiento de la rigidez de los requisitos de información sobre la titularidad real.
Cada vez que una startup recibe una gran financiación, modifica el control de voto o los porcentajes de propiedad, o ajusta su liderazgo, debe volver a evaluar quién puede considerarse beneficiario efectivo. Y si los cambios implican la aparición de nuevos accionistas efectivos o controladores sustanciales, las startups solo tienen 30 días para notificarlo a la FinCEN.
Para los equipos ágiles, impulsados por la flexibilidad y la urgencia, puede resultar frustrante tener que presentar otra solicitud federal de modificación de la propiedad. Pero pasar por alto las actualizaciones expone a las startups a sanciones que dañan sus delicados cimientos iniciales.
Consejos para informar sobre la titularidad real
Aunque el cumplimiento de las normas de información sobre beneficiarios reales de las CTA plantea verdaderos retos, algunas medidas proactivas serán de ayuda:
- Evalúe cuidadosamente desde el principio si su startup puede acogerse a exenciones, evitando por completo los requisitos. Si no está exenta, incorpore inmediatamente a los procesos operativos la recopilación de datos, los protocolos de seguridad y los flujos de trabajo de supervisión para integrar el cumplimiento de la CTA.
- Apóyese en un asesor jurídico para obtener orientación personalizada sobre la aplicación de complejas pruebas de titularidad real a sus inversores y directivos. Evite omitir a personas que deban declarar, o declarar en exceso al personal que no alcance los umbrales.
- Invierta en un software de seguimiento de la propiedad que le avise de los cambios que requieran nuevas declaraciones FinCEN. Algunas plataformas incluso interactúan con las herramientas de presentación de informes BOI para simplificar la presentación.
- Externalice las tareas reglamentarias de presentación de informes, como el informe de titularidad efectiva, a proveedores de servicios corporativos para garantizar el cumplimiento de los plazos del informe inicial de la BOI. Gracias a su experiencia, los fundadores pueden centrarse en los clientes y el crecimiento.
Aunque las noticias de hoy se centran en notorios oligarcas extranjeros y turbios magnates estadounidenses, las repercusiones de la CTA afectan a millones de nuevas empresas y pequeños negocios. Pero resistirse o ignorar las normas de información sobre beneficiarios reales sólo debilita los cimientos de su empresa.
En lugar de posponer los preparativos, tome medidas proactivas ahora. Cree una cultura que abarque las obligaciones legales en equilibrio con innovaciones que sueñen a lo grande. Así, cuando llegue el 1 de enero de 2025, cumplirá los requisitos sin problemas y mantendrá la vista puesta en cambiar el mundo.
