Vous travaillez avec des sous-traitants ou vous avez des employés qui reçoivent une rémunération non salariale ? Dans ce cas, vous devrez probablement remplir le formulaire 1096 de l'IRS.

Ce formulaire sert de page de garde pour d'autres documents fiscaux tels que le formulaire 1099. Il fournit à l'IRS un résumé et une transmission des déclarations américaines sur papier.

Dans cet article, nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur le formulaire 1096. Vous apprendrez ce que c'est, qui doit le remplir, les dates limites, comment le remplir, et plus encore. Nous partagerons également des conseils pour simplifier votre conformité fiscale.

Vous gérez déjà de multiples priorités commerciales. En tant que propriétaire d'entreprise, la dernière chose dont vous avez besoin, c'est d'une charge réglementaire supplémentaire. Le formulaire 1096 simplifie les déclarations fiscales à l'IRS et doit être déposé par courrier si vous envoyez des formulaires papier. Il regroupe toutes vos autres déclarations en une seule.

Qu'est-ce que le formulaire 1096 de l'IRS ?

Le formulaire 1096 est le formulaire Annual Summary and Transmittal publié par l'Internal Revenue Service (IRS). Il sert de page de garde pour d'autres déclarations d'informations soumises à l'IRS.

Les entreprises l'utilisent pour envoyer des copies papier de formulaires tels que 1099, 1098, W-2G, etc. Ces formulaires détaillent les revenus des non-salariés, les déductions et les événements financiers qui ne figurent pas sur le formulaire W-2.

Le formulaire rassemble toutes ces déclarations individuelles en un seul paquet. Cela simplifie le traitement et la vérification pour l'IRS. Il fournit les principales informations de transmission dans un seul document plutôt que dans des centaines de formulaires distincts.

En bref, le formulaire 1096 aide les entreprises à se conformer à la législation fiscale en matière de déclaration des transactions. Il s'agit d'un document essentiel pour la déclaration légale des paiements, des déductions et d'autres activités financières.

Qui doit remplir le formulaire 1096 ?

L'IRS demande le formulaire 1096 aux organisations qui envoient certaines déclarations d'informations. Il s'agit notamment de

Entreprises
Partenariats
Sociétés
Entrepreneurs individuels
Domaines
Fiducies

Plus précisément, vous devez remplir le formulaire 1096 sur papier si vous envoyez l'une de ces déclarations par courrier :

Formulaire 1097 - Déclaration des crédits d'impôt pour obligations
Formulaire 1099 - Déclaration de la rémunération des non-salariés
Formulaire 1098 - Récapitulatif des paiements d'intérêts hypothécaires
Formulaire 3921 - Déclarer les exercices d'options d'achat d'actions incitatives
Formulaire 3922 - Détails des transferts d'actions provenant des plans d'achat d'actions des salariés
Formulaire 5498 - Fournit des informations sur les cotisations à l'IRA
Formulaire W-2G - Déclaration des gains de jeu

Par conséquent, il est nécessaire d'envoyer des documents papier chaque fois que votre entreprise travaille avec des sous-traitants ou a des employés qui gagnent et déclarent des revenus non salariaux.

Quand déposer le formulaire 1096 de l'IRS ?

Vous n'en avez pas besoin pour déposer par voie électronique l'un des formulaires ci-dessus. En effet, le dépôt électronique génère automatiquement une transmission.

Par exemple, si vous transmettez par voie électronique le formulaire 1099-NEC pour déclarer la rémunération des non-salariés, le logiciel classera vos informations. Il n'est pas nécessaire de créer un résumé distinct.

Mais si vous envoyez des formulaires par la poste, vous devez inclure le formulaire papier 1096. Il s'agit de l'équivalent du dépôt électronique pour les envois sur papier.

Déclaration fiscale pour les entrepreneurs indépendants

Lorsque vous travaillez avec des entrepreneurs indépendants, vous devez leur fournir le formulaire 1099-NEC indiquant la rémunération versée, ce qui est essentiel pour l'impôt sur le revenu. En outre, vous devez soumettre le formulaire 1096 et les copies des 1099 directement à l'IRS.

Vos contractants ne reçoivent que leurs propres 1099. Le formulaire 1096 et les copies des 1099 regroupés sont envoyés directement à l'agence fiscale.

Par exemple, si vous payez un concepteur de sites web en tant qu'entrepreneur, vous devez le faire :

leur envoyer un formulaire 1099-NEC récapitulant les rémunérations
Envoyer un formulaire 1096 et des copies de 1099-NEC à l'IRS

Remarque : ce qui précède s'applique aux contractants basés aux États-Unis ou aux contractants étrangers assujettis à l'impôt américain. Pour les autres entrepreneurs étrangers, la déclaration à l'IRS n'est pas nécessaire.

Comment obtenir le formulaire 1096 ?

Vous pouvez télécharger une version sur le site web de l'IRS. Notez toutefois la différence subtile entre les versions acceptables pour le dépôt.

L'IRS exige la présentation de formulaires originaux scannables imprimés par des fournisseurs agréés. Certains documents téléchargeables peuvent ne pas répondre aux normes de numérisation.

Pour garantir la réception d'un formulaire 1096 acceptable, commandez directement auprès de :

Les Site web de l'IRS
Appeler le 1-800-TAX-FORM
Logiciel fiscal
Services de préparation des déclarations fiscales

Les commandes sont livrées en 10 jours ouvrables. Vous obtiendrez les formulaires actuels pouvant être scannés, conçus spécifiquement pour l'envoi de courrier réglementé.

Comment remplir le formulaire 1096 ?

Remplir le formulaire se fait en sept étapes simples :

Étape 1 - Inclure les informations relatives à votre entreprise - Saisissez le nom et l'adresse de votre entreprise, ainsi que le nombre de déclarations que vous déposez.
Étape 2 - Fournissez vos données personnelles - Remplissez votre :

- Nom complet
- Numéros de contact
- Courriel
- Adresse postale

Un espace est également prévu pour les informations relatives à votre comptable.

Étape 3 - Saisir le numéro d'identification de l'employeur ou le numéro de sécurité sociale Numéro d'identification Indiquez le numéro d'identification de votre employeur si vous en avez un. Sinon, indiquez votre numéro de sécurité sociale.
Étape 4 - Enregistrez le nombre de retours - Indiquez le nombre de déclarations que vous allez soumettre. Par exemple, "7" si vous produisez sept formulaires 1099-NEC.
Étape 5 - Calcul de la retenue totale Additionnez tous les montants de retenue figurant sur vos formulaires groupés. Indiquez le chiffre global.
Étape 6 - Identifier le type de retour - Inscrivez un "X" pour indiquer le formulaire que vous remplissez, par exemple 1099-B ou W-2G.
Étape 7 - Envoi à l'IRS Envoyez votre formulaire 1096 complet avec les déclarations associées à l'IRS en utilisant l'adresse fournie. Assurez-vous que tout est exact avant de l'envoyer.

Quelle est la date limite de dépôt du formulaire 1096 ?

La date limite de dépôt du formulaire et des déclarations associées est fixée au 28 février. Cette date correspond à celle de l'année fiscale précédente.

Toutefois, pour les formulaires 1099-NEC, la date limite est le 31 janvier. Si vous envoyez des 1099-NEC, vous devez également déposer le formulaire 1096 avant le 31 janvier. Si vous les envoyez avec les formulaires 5498, vous devez le faire avant le 31 mai.

Conséquences du non-respect du délai

Si vous envoyez vos déclarations en retard ou sans le formulaire 1096, vous vous exposez à des sanctions sévères :

$60 par formulaire après le 28 février ($120 après 30 jours, $310 après le 1er août)
Amendes potentielles pour défaut de dépôt pouvant aller jusqu'à $630 par formulaire manquant

Par conséquent, veillez à le déposer lorsque vous envoyez des formulaires 1098, 1099, W-2G ou d'autres déclarations couvertes. Vous éviterez ainsi des pénalités douloureuses.

Rationaliser les déclarations fiscales et gagner du temps

Déclaration fiscale nécessite une coordination considérable. Le formulaire 1096 permet aux entrepreneurs, aux employés et aux autres bénéficiaires d'être plus transparents dans leurs déclarations sur papier.

Envisagez, si possible, le dépôt électronique afin de ne pas avoir à remplir le formulaire. Cela permet d'éviter le travail manuel de mise en liasse et d'envoi des formulaires. Le dépôt électronique améliore également la précision en minimisant la saisie humaine des données.

Pour le dépôt sur papier, commandez une version scannable afin d'éviter d'éventuels rejets. Suivez le guide étape par étape ci-dessus pour le remplir correctement. Déposez votre déclaration avant le 31 janvier si vous incluez les formulaires 1099-NEC ou 1099-misc.

Avec un peu de planification, vous pouvez facilement vous conformer aux règles de déclaration de l'IRS pour les situations fiscales non standard. Épargnez-vous des maux de tête et des coûts en remplissant vos déclarations avec précision et dans les délais.

Formulaire 1096 : comment respecter les règles de l'IRS et éviter les pénalités