Informations sur la propriété effective : Ce qu'il faut savoir
Avez-vous entendu parler des nouvelles exigences en matière de déclaration des bénéficiaires effectifs pour certaines entreprises aux États-Unis ? Si vous dirigez ou possédez une startup ou une petite entreprise, il est fort probable que ces changements vous concernent.
À partir du 1er janvier 2024, des millions de sociétés à responsabilité limitée (SARL), d'entreprises et d'autres entités similaires devront déposer un rapport d'information sur la propriété effective (BOI) auprès du réseau de lutte contre la criminalité financière (Financial Crimes Enforcement Network) du ministère américain des finances (FinCEN). Cette nouvelle réglementation fédérale découle de la législation appelée "Corporate Transparency Act" (CTA) et vise à faire la lumière sur les propriétaires, les contrôleurs et les bénéficiaires des entreprises.
Dans ce guide complet, nous couvrons tout ce que les startups doivent savoir pour se conformer aux règles de déclaration des informations sur les bénéficiaires effectifs en 2024 et au-delà.
Pourquoi la déclaration d'informations sur les bénéficiaires effectifs est-elle importante ?
L'obligation faite à certaines entreprises de communiquer au gouvernement des informations détaillées sur les bénéficiaires effectifs constitue un changement important. Mais les objectifs sous-jacents sont logiques : prévenir les délits financiers et donner aux services répressifs les moyens d'attraper les criminels, notamment grâce à la transparence des rapports que les entreprises doivent respecter.
Plus précisément, le CTA vise le blanchiment d'argent, l'évasion fiscale et d'autres activités illicites facilitées par l'ignorance des véritables personnes qui se cachent derrière les sociétés écrans. Les exigences en matière de déclaration des bénéficiaires effectifs visent à lever le voile sur l'anonymat, en ciblant principalement les sociétés déclarantes nationales et étrangères.
Bien entendu, la grande majorité des startups et des petites entreprises, désormais incluses dans la catégorie des sociétés déclarantes, respectent les règles et accomplissent de grandes choses. Mais les décideurs politiques ont décidé qu'il valait la peine d'exiger de ces entités qu'elles fournissent des informations sur les bénéficiaires effectifs afin d'arrêter les criminels sophistiqués qui utilisent abusivement les structures d'entreprise.
Quelles sont les entreprises en phase de démarrage qui doivent fournir des informations sur les bénéficiaires effectifs ?
Si vous dirigez ou possédez une SARL, une société ou toute autre entité formalisée similaire créée par le biais de dépôts auprès d'un secrétaire d'État, vous devrez peut-être vous conformer aux nouvelles règles relatives à l'obligation de déclaration des informations sur les bénéficiaires effectifs. Toutefois, plusieurs exemptions s'appliquent.
Par exemple, les entreprises individuelles constituées sans aucun enregistrement officiel dans l'État ne sont généralement pas soumises à l'obligation de communiquer des informations sur les bénéficiaires effectifs. L'OTC distingue également 23 catégories d'entités formelles exemptées qui ne sont pas susceptibles de permettre la commission d'actes criminels :
- Entreprises publiques
- Institutions financières
- Grandes sociétés d'exploitation
- Organismes à but non lucratif
- Entités ayant une présence physique importante aux États-Unis
Voir le liste complète des exemptions de l'OTCIl s'agit d'une étape cruciale pour les entités qui souhaitent savoir si elles sont tenues de faire une déclaration. Si vous vous êtes constitué en société ou avez officiellement créé une SARL, il faut absolument approfondir la question. Des millions de petites entreprises et de startups ne bénéficiant pas d'exemptions, désormais identifiées comme des sociétés déclarantes, doivent communiquer les détails de leur propriété effective au FinCEN à terme.
Qui doit être déclaré en tant que bénéficiaire effectif ?
Pour les startups soumises aux obligations de déclaration des bénéficiaires effectifs de l'OTC, la tâche principale consiste à rassembler et à soumettre des informations sur tous les "bénéficiaires effectifs".
La CTA définit un bénéficiaire effectif comme toute personne physique qui :
- exerce directement ou indirectement un contrôle substantiel sur l'entité, OU
- Possède ou contrôle au moins 25% des intérêts de propriété
Ce contrôle substantiel couvre de nombreux scénarios. Les dirigeants, les membres de l'organe de direction, les décideurs clés ou les personnes exerçant un pouvoir indirect sur l'entreprise sont considérés comme des bénéficiaires effectifs.
Les personnes qui possèdent ou contrôlent 25%+ des capitaux propres, des actifs, des droits de vote ou d'autres participations d'une startup sont également prises en compte, même si elles ne gèrent pas les opérations au jour le jour.
Quand les startups doivent-elles déposer leur rapport au BOI ?
Maintenant que vous en savez un peu plus sur les startups soumises à l'obligation de déclaration des bénéficiaires effectifs et sur les personnes qui doivent être désignées comme bénéficiaires effectifs dans les rapports, passons au calendrier.
Pour les startups et les petites entreprises déjà en activité avant le 1er janvier 2024, le délai pour déposer votre premier rapport d'information sur les bénéficiaires effectifs avec le FinCEN est le 1er janvier 2025.
Pour les entreprises créées à partir de 2024, les délais seront très courts pour le premier dépôt :
- Entités constituées en 2024 -> Rapport initial dans les 90 jours
- Entités constituées en 2025+ -> Rapport initial dans les 30 jours
Comme vous pouvez le constater, toutes nouvelles start-upsDésormais considérées comme des sociétés déclarantes nationales, elles devront se dépêcher de communiquer les coordonnées de leurs bénéficiaires effectifs au FinCEN au cours de leur premier mois d'existence. Ce n'est pas la tâche la plus excitante, mais le non-respect de cette obligation est passible de lourdes sanctions civiles et pénales.
Obligations de déclaration au BOI après le dépôt initial
La CTA ne se limite pas à une seule déclaration de propriété effective pour les entreprises en phase de démarrage. Au lieu de cela, elle crée une obligation permanente exigeant des mises à jour au FinCEN sur les changements dans les 30 jours.
Si un bénéficiaire effectif ou ses coordonnées changent, les startups doivent déposer une déclaration actualisée. Par exemple, des ajustements concernant les personnes détenant plus de 25% de participations ou de droits de vote déclencheraient probablement cette obligation. Les levées de fonds qui ajoutent de nouveaux investisseurs détenant un contrôle substantiel nécessitent également une mise à jour.
Un suivi régulier des circonstances et des personnes devant faire l'objet d'une déclaration au BOI permettra aux startups de rester en conformité au fur et à mesure qu'elles prennent de l'ampleur. Des outils logiciels peuvent aider à ce suivi, ainsi qu'une attention particulière lors des événements marquants.
Principales considérations relatives aux obligations de déclaration des bénéficiaires effectifs
Pour de nombreuses entreprises en phase de démarrage, la collecte et la transmission au gouvernement fédéral d'informations personnelles détaillées sur les propriétaires, les fondateurs et les investisseurs peuvent constituer une surprise désagréable. Voyons pourquoi cette obligation de déclaration suscite des inquiétudes :
Craintes relatives à la confidentialité et à la sécurité des données - Pour établir un rapport complet sur les bénéficiaires effectifs, les startups doivent collecter des données sensibles telles que les numéros de sécurité sociale, les adresses personnelles, les copies de passeports et de permis de conduire. Les fondateurs soucieux de la sécurité ont du mal à s'y retrouver, car ils se concentrent sur la croissance et non sur la mise en place d'un système de reporting bureaucratique répondant à des normes strictes en matière de données.
Heureusement, le FinCEN prévoit des systèmes en ligne sécurisés et conviviaux pour le téléchargement des rapports, ce qui réduit les risques de voir des documents exposés circuler. Des contrôles d'accès centralisés aideront également les startups à recueillir des informations sur les bénéficiaires effectifs en toute confidentialité.
Définitions imprécises - Comme nous l'avons vu plus haut, la CTA impose la déclaration des bénéficiaires effectifs exerçant un "contrôle substantiel" - directement ou indirectement. Simple en théorie, cette définition inquiète les startups qui ont affaire à des tables de capitalisation complexes, à des contrats et à des relations désordonnées avec les investisseurs.
Les avocats ne savent pas exactement où se situent les limites de la déclaration de contrôle substantiel pour les fondateurs, les administrateurs, les premiers employés ayant des responsabilités, les conseillers ayant des actions et les investisseurs passifs en capital-risque. De même, des règles complexes s'appliquent à la propriété échelonnée par l'intermédiaire de fonds ou d'entités de détention offshore.
Les entreprises en phase de démarrage doivent appliquer soigneusement les directives de l'OTC relatives à la propriété effective afin d'éviter d'omettre des personnes importantes dans les rapports d'information sur la propriété effective... ou d'inclure accidentellement des personnes qui dépassent les seuils de déclaration.
Charges supplémentaires pour les entreprises en phase de démarrage en évolution rapide
Les jeunes entreprises dynamiques se transforment fréquemment, en particulier pendant les périodes de croissance. Cela complique la mise en place d'exigences rigoureuses en matière de déclaration de propriété effective.
Chaque fois qu'une startup obtient un financement important, modifie le contrôle des votes ou les pourcentages de propriété, ou ajuste la direction, elle doit réévaluer qui se qualifie en tant que bénéficiaire effectif. Et si les changements se traduisent par l'apparition de nouveaux actionnaires bénéficiaires ou de contrôleurs substantiels, les startups n'ont que 30 jours pour en informer le FinCEN.
Pour les équipes légères, motivées par la flexibilité et l'urgence, une énième déclaration fédérale de modification de la propriété peut être frustrante. Mais négliger les mises à jour expose les startups à des pénalités, ce qui nuit à leurs fondations fragiles.
Conseils pour la déclaration des bénéficiaires effectifs
Bien que le respect des règles de déclaration des informations sur les bénéficiaires effectifs de l'OTC pose de réels défis, quelques mesures proactives peuvent aider :
- Évaluez soigneusement dès le départ si votre startup remplit les conditions requises pour bénéficier d'exemptions, en évitant complètement les exigences. Si elle n'est pas exemptée, intégrez immédiatement la collecte de données, les protocoles de sécurité et les flux de travail de surveillance dans les processus d'exploitation afin d'intégrer la conformité à l'OTC.
- Faites appel à un conseiller juridique pour obtenir des conseils personnalisés sur l'application des tests complexes de propriété effective à vos investisseurs et à vos dirigeants. Évitez d'omettre des personnes devant faire l'objet d'une déclaration ou de surdéclarer des personnes n'atteignant pas les seuils.
- Investissez dans un logiciel de suivi de la propriété qui fournit des messages-guides sur les changements nécessitant de nouveaux dépôts auprès du FinCEN. Certaines plateformes s'interfacent même avec les outils de reporting du BOI pour simplifier la soumission.
- Externaliser les tâches réglementaires telles que la déclaration des bénéficiaires effectifs auprès de prestataires de services aux entreprises afin de garantir le respect des délais initiaux de déclaration au BOI. Leur expertise permet de s'y retrouver dans les méandres de la conformité, ce qui permet aux fondateurs de se concentrer sur les clients et la croissance.
Si l'actualité se concentre sur les oligarques étrangers notoires et les magnats américains véreux, les effets d'entraînement de la LTC touchent des millions de startups et de petites entreprises ordinaires. Mais résister aux règles de déclaration des bénéficiaires effectifs ou les ignorer ne fait qu'affaiblir les fondations de votre entreprise.
Plutôt que de reporter les préparatifs, prenez des mesures proactives dès maintenant. Instaurez une culture où les obligations légales sont contrebalancées par des innovations qui font rêver plus grand. Ainsi, lorsque le 1er janvier 2025 arrivera, vous répondrez aux exigences en douceur tout en gardant l'ambition de changer le monde.
