El formulario W-4 es el certificado del empleado que le indica a tu empleador cómo calcular la retención del impuesto federal sobre la renta de tu salario. Tú decides cuánto impuesto se retiene de cada cheque de pago, pero el formulario no deja claras todas las opciones. Puede que alguna casilla te haga preguntarte si debes escribir algo o dejarla en blanco. Los empresarios que se encargan de la nómina de sus empleados pueden enfrentarse a dudas similares.

Las retenciones modifican lo que pagas en concepto de impuestos durante el año, no el cálculo final de los impuestos en sí. Que te retengan menos no significa que debas menos impuestos. La cuestión práctica es qué datos debes ingresar según tus circunstancias y cuándo esas circunstancias requieren que revises tus retenciones.

Respuesta rápida y puntos clave

Respuesta rápida: Llena el formulario W-4 con tus datos personales y el estado civil fiscal que esperas tener. Puedes dejar en blanco algunas partes de los pasos 2 a 4 cuando no se apliquen a tu caso. Los cambios en los ingresos, el empleo, los dependientes o el estado civil fiscal requieren una nueva revisión. Antes de firmarlo, poner la fecha y entregárselo a tu empleador, sigue las instrucciones específicas sobre exenciones si vas a solicitar alguna.

Puntos clave

Por lo general, los créditos y los ajustes por deducciones se incluyen en un solo formulario correspondiente al empleo con mayor salario del hogar. Si se repiten en todos los empleos, es posible que la retención de impuestos sea insuficiente.
El paso 4(c) se refiere al impuesto adicional por cada cheque de pago. No ingreses ahí el monto anual de la retención adicional.
El hecho de enviar el formulario no modifica de inmediato la nómina. Revisa tu recibo de sueldo después de que tu empleador aplique los nuevos datos para confirmar que se hayan incorporado a la nómina.

Antes de empezar, reúne los documentos que influyen en las retenciones

Para el formulario W-4, obtenga el forma actual del IRS. Es posible que los resultados de la búsqueda sigan mostrando archivos PDF de años anteriores.

¿Tienes estos? registros obligatorios a tu lado:

Tu último recibo de sueldo de cada trabajo.
Las últimas nóminas de tu cónyuge, si van a presentar la declaración de impuestos de manera conjunta.
Tu declaración de impuestos anterior y los registros de otros ingresos o deducciones.

¿Aún no has recibido tu primer sueldo? La herramienta de cálculo del IRS no puede evaluar un trabajo que aún no has comenzado o por el que aún no te han pagado, según su normativa actual límites del estimador. Por ahora, sigue las instrucciones correspondientes del formulario. Una vez que tengas una nómina, regresa al calculador con las cifras reales de ingresos y retenciones.

Paso 1: Elige el estado de declaración que prevés utilizar

Tu nombre en el Formulario W-4 debe coincidir con el que figura en tu tarjeta del Seguro Social; ingresa también tu dirección y tu número de Seguro Social.

La casilla que marques le indica al departamento de nómina qué tasas de impuestos y qué deducción estándar debe aplicar. Esa deducción es el monto de los ingresos que, por lo general, queda exento de impuestos. No elijas un estado civil solo para aumentar tu sueldo: debes cumplir con los requisitos para el estado civil que indiques en tu declaración de impuestos final.

En el paso 1(c) se pide el estado de presentación que piensas incluir en tu declaración de impuestos:

Soltero o casado con declaración por separado.
Declaración conjunta de matrimonio o cónyuge sobreviviente que cumple con los requisitos.
Jefe de familia. El formulario indica que debes elegir esta opción solo si no estás casado y pagas más de la mitad de los gastos de manutención de un hogar para ti y para una persona que reúna los requisitos.

El hecho de ser quien más gana en tu hogar no te convierte, por sí solo, en el jefe de familia.

El antiguo consejo de “declarar 0” o “declarar 1” ya no es válido. El formulario W-4 dejó de utilizar retenciones fiscales con el rediseño introducido en 2020. No hay ningún monto de deducción que se pueda trasladar; en los pasos siguientes se solicitan los montos en dólares correspondientes a los créditos y otros ajustes.

Paso 2: Elige un método para casos de múltiples empleos o de un cónyuge que trabaja

Cada empleo tiene su propio Formulario W-4. Si tienes varios empleos al mismo tiempo o presentas tu declaración de impuestos de manera conjunta con un cónyuge que trabaja, el Instrucciones del paso 2 ofrecen tres métodos para coordinar las retenciones en cada Formulario W-4 por separado.

Método	Cuando sea el caso	Qué hay que revisar
Calculadora de retenciones	Varios empleos o ingresos como empleado más ingresos por trabajo por cuenta propia	Utiliza los recibos de sueldo actuales de tu familia.
Hoja de trabajo sobre empleos múltiples	Prefieres el cálculo de la hoja de cálculo	Ingresa el monto final por período de pago de la hoja de cálculo en el paso 4(c).
Casilla de selección «Dos empleos»	Exactamente dos trabajos en total	Revisa ambos formularios. Por lo general, son más precisos que la hoja de cálculo cuando el salario más bajo supera la mitad del salario más alto; de lo contrario, la hoja de cálculo es más precisa.

La casilla de selección se aplica a ambos empleos; los créditos y los ajustes por deducciones no. Completa los pasos 3 y 4(b) solo en un Formulario W-4, normalmente en el del empleo con mayor salario, y deja esos pasos en blanco en los demás. Esta coordinación es importante para varios trabajos.

Si también obtienes ingresos por tu negocio, no incluyas los ingresos brutos del negocio en el Paso 4(a). Usa la herramienta de cálculo o la Publicación 505 para calcular el impuesto sobre la renta junto con el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Para obtener más información sobre cómo tus ingresos por el negocio afectan tus impuestos, consulta impuestos sobre los trabajos secundarios.

Paso 3: Ingresa los créditos por dependientes que cumplan los requisitos y otros créditos

El hecho de tener dos personas a tu cargo no significa que debas ingresar “2” en el paso 3. Averigua a qué créditos tienes derecho antes de llenar el formulario W-4 del IRS. En el caso de un hijo, esto implica verificar los requisitos de edad al cierre del año, la condición de persona a cargo, la residencia y el número de Seguro Social.

El 2026 instrucciones de crédito Realice este cálculo para ingresos totales de $200,000 o menos, o de $400,000 o menos en el caso de una declaración conjunta de matrimonio:

Por cada hijo que cumpla con los requisitos y sea menor de 17 años: multiplique por $2,200.
Otros dependientes que cumplan los requisitos: multiplica por $500.

Suma esas cifras a cualquier otro crédito al que tengas derecho para tu entrada en dólares del Paso 3. Un niño que ya haya superado la edad para recibir el crédito por hijos podría seguir reuniendo los requisitos para el crédito por otros dependientes, según las normas aplicables. Sin embargo, el hecho de pagar las cuentas de alguien no significa, por sí solo, que esa persona sea tu dependiente.

Por encima de esos límites de ingresos, es posible que la simple multiplicación no te dé el resultado correcto. Un ingreso más alto no descarta automáticamente todos los créditos; utiliza el monto al que realmente tienes derecho. Si tienes varios empleos, anota el total del hogar en el Formulario W-4 que hayas elegido para los ajustes coordinados, sin duplicarlo en los demás.

Paso 4: Separa los demás ingresos de los ajustes a las deducciones

Si necesitas realizar ambos ajustes en el Formulario W-4, anótalos por separado. Los ingresos que no provengan de tus empleos deben indicarse en la sección 4(a) para aumentar la retención, mientras que las deducciones elegibles deben indicarse en la sección 4(b) para reducirla. No los combines.

Entrada	Base de cálculo	Efecto de retención habitual
Paso 4(a): Otros ingresos	Ingresos anuales estimados sin retenciones, sin incluir los ingresos por trabajo por cuenta ajena ni por trabajo por cuenta propia	Aumenta la retención
Paso 4(b): Deducciones	Resultado de la hoja de trabajo de deducciones finales	Reduce las retenciones

Para la sección 4(a), calcula los ingresos anuales que deseas que se cubran mediante la retención en tu sueldo. Esto puede incluir intereses, dividendos o ingresos de jubilación a los que no se les aplicará retención de impuestos. Debes ingresar el ingreso anual total, no el impuesto estimado, sin incluir los salarios ni los ingresos que obtengas de actividades por cuenta propia.

Para su inscripción en la categoría 4(b), complete el Formulario W-4 Hoja de cálculo de deducciones y copia el resultado de la línea 15. La deducción estándar básica ya se incluye en el cálculo de la nómina, aunque no ingreses nada en este campo.

Las propinas que cumplen los requisitos y la compensación por horas extras figuran en la hoja de cálculo actual, junto con los intereses de préstamos para vehículos de pasajeros y las deducciones para personas de la tercera edad. El hecho de que estos conceptos reduzcan la retención depende de tu elegibilidad y de los límites aplicables de la hoja de cálculo, no simplemente de que recibas los ingresos o pagues intereses.

Paso 4(c): Calcular la retención adicional por cada pago de sueldo

El monto que figura en el paso 4(c) del Formulario W-4 le indica a tu empleador cuánto retención adicional que se deducirá de cada sueldo, además del cálculo habitual. No ingreses aquí una cifra de ingresos anuales.

Usa la herramienta de cálculo de retenciones del IRS para calcular el impuesto adicional por período de pago, en lugar de hacer estimaciones. Ten a la mano tus recibos de sueldo actuales cuando la utilices. Esto también te permite cubrir el impuesto sobre otros ingresos sin necesidad de incluirlos en el apartado 4(a). El IRS explica esto privacidad de los ingresos opción en su sección de preguntas frecuentes.

Una entrada calculada puede mejorar las retenciones, pero no garantiza un reembolso ni elimina todos los saldos pendientes.

¿Puedes solicitar una exención de la retención en la fuente?

Sí, si el año pasado no pagaste impuesto federal sobre la renta y no esperas tener que pagarlo este año. Deben cumplirse ambas condiciones:

El año pasado: no tenías obligación tributaria en materia de impuesto federal sobre la renta.
Este año: no esperas tener que pagar impuesto federal sobre la renta.

Recibir un reembolso no es lo mismo que no tener que pagar impuestos. Es posible que tu reembolso solo te devuelva las retenciones que superaron tu deuda tributaria. El normas de exención Se aplica incluso si eres estudiante.

El instrucciones sobre exenciones En el formulario W-4, completa los pasos 1(a), 1(b) y firma en el paso 5, además de marcar la casilla que certifica tu elegibilidad. Deja los demás pasos en blanco. Tu exención no exime del pago de los contributos del Seguro Social y de Medicare impuestos sobre la nómina de los salarios.

Solicitar la exención este año no te cubre para el año que viene. Si cumples con los requisitos, presenta otra solicitud a tu empleador a más tardar el 15 de febrero; en caso de que caiga en fin de semana o día festivo, tienes hasta el siguiente día hábil. Si dejas de cumplir con los requisitos, deberás presentar un nuevo certificado antes.

Paso 5: Firma el formulario y envíalo a tu empleador

Entrega el Formulario W-4 completado a tu empleador a través del departamento de nómina o del portal que haya designado. No es necesario que lo envíes por correo por separado al IRS. El IRS aún puede solicitar o revisar la información.

Escribe tu firma y la fecha en el Paso 5, ya que el requisito de firma como se indica. El departamento de nómina necesita un formulario firmado para que sea válido. Deja en blanco los campos exclusivos para el empleador.
Utiliza el de tu empleador normas de presentación para enviarlo al departamento de nómina. En el caso de un portal, completa el envío en lugar de dejar el formulario guardado como borrador.
Guarda una copia de tu envío o la confirmación del portal en la que se muestren los datos que completaste.

¿Cuándo debes modificar el Formulario W-4?

El formulario W-4 común no caduca al finalizar el año. Sin embargo, retención de revisión anualmente y cada vez que haya cambios en tu empleo, ingresos, estado civil para efectos de impuestos, personas a tu cargo o deducciones, para verificar si es necesario ajustar los datos. Reemplázalo cuando los cálculos o las normas requieran datos diferentes.

Situación	Qué hay que revisar	Próxima acción
Revisión de rutina	Ingresos previstos y créditos o deducciones, con base en los recibos de sueldo	Envía los datos revisados solo si el cálculo requiere un cambio en la retención.
Actualización necesaria	Si un cambio entra dentro del ámbito de aplicación de la Publicación 505 cambios necesarios	Cumple con el plazo correspondiente en lugar de esperar a tu evaluación anual.

For example, losing a child tax credit reflected in your entries requires an update within 10 days if remaining withholding won’t cover your year’s federal income tax. The 10-day rule depends on those specific conditions.

A midyear adjustment may need revising for next year. Exemption claims have separate renewal requirements.

¿Cuándo aplicará el sistema de nómina los datos que acabas de actualizar?

Your employer must apply a valid replacement Form W-4 no later than the start of the first payroll period ending on or after the 30th day after receiving it. The effective date may be sooner.

Ask payroll which pay period will use your new entries. The change doesn’t revise withholding for earlier pay periods, and entries intended for next year don’t take effect this year. Don’t assume the next paycheck will reflect them.

Revisa tu cheque de pago una vez que el departamento de nómina haya aplicado el cambio

Use these checks once payroll applies your entries:

Start with the submitted Form W-4 and payroll’s saved entries. They should match. Ask when payroll applied the entries, then check a paycheck from that date or later.
Look for FIT, Fed W/H, or another federal income tax label on the updated stub. Follow the IRS input checks to find withholding amounts; exclude Social Security, Medicare, and state deductions.
Find two figures: federal withholding for this paycheck and the year-to-date total. One covers this paycheck, while the other includes earlier withholding. Add separately listed extra federal withholding to the regular federal amount for this pay period.
Enter withholding figures in the withholding estimator, along with expected household income, deductions, and credits. Include your spouse’s information when you expect to file a joint return.

Withhold less federal tax and your paycheck grows, even if final tax doesn’t. Compare annual withholding estimates with expected tax.

Si la retención sigue pareciendo incorrecta, identifica qué parte hay que revisar

Take a mismatch between your submitted Form W-4 and payroll’s saved entries to your employer first. A zero federal withholding amount, however, can be correct. Use the IRS estimator checks to revisit uncertain inputs.

If household income or credits are difficult to estimate, or records disagree, ask H&S Accounting about tax document review within its tax preparation services. An IRS Letter 2801C withholding restriction requires the letter’s response process, even if you submit new entries.

Otras preguntas sobre el formulario W-4

What is the difference between W-4 and W-2?

The W-2 shows what you earned and what your employer withheld during the year. That wage statement reports actual amounts. With the W-4, you’re giving your employer instructions for calculating federal income tax withholding from each paycheck you receive.

What happens if you do not submit a W-4?

For a new employee without a valid form, payroll applies default rules: single or married filing separately, with no entries in Steps 2–4. You generally don’t need a new form when payroll already has valid instructions; those remain effective until replaced.

Can nonresident aliens follow the same instructions?

No. If you’re a nonresident alien for U.S. tax purposes, follow the IRS special instructions. El IRS límites del estimador exclude nonresident taxpayers, so don’t use that tool to calculate your entries.

Trae tus registros de pago cuando sea necesario revisar más a fondo las retenciones

Your latest paystubs show what payroll has withheld so far. Bring them for each household job, along with your current Form W-4 entries, your recent tax return, and side-income payment information. Having these relevant records together helps you identify which income figures or withholding entries still need an explanation.

A payroll entry that differs from what you submitted belongs with your employer. Household income and credit questions may need a tax document review even when payroll copied everything correctly. Programa una consulta with H&S Accounting & Tax Services about the income figures or credit amounts you can’t resolve. Bring the documents behind those amounts to discuss the review.

Formulario W-4 del IRS: Cómo llenarlo y cuándo modificarlo